Cobrança da taxa de condomínio: rotina do mês e conciliação bancária

Idioma vinculante: inglês. Esta tradução é oferecida por conveniência; em caso de conflito, prevalece a versão em inglês.

A cobrança da taxa condominial é o trabalho que mais se repete na gestão de um condomínio, e o que mais gera atrito quando sai diferente a cada mês. Feita sempre na mesma ordem, com as regras escritas e o banco conferido, ela vira rotina: o morador entende o que está pagando e o conselho acompanha as contas sem depender da memória de ninguém.

Este guia descreve uma prática geral, para o síndico e para a administradora. Os detalhes mudam de um condomínio para outro: a convenção, o regimento interno, as decisões da assembleia e a lei local decidem, e as dúvidas jurídicas ou tributárias ficam com um advogado ou um contador.

O que definir uma vez

Antes do primeiro mês, deixe por escrito:

• A taxa de cada unidade. Em muitos condomínios, ela sai do orçamento anual, aprovado como a convenção prevê. A parte de cada unidade segue o critério da convenção: muitas vezes a fração ideal, às vezes partes iguais ou outra regra. Anote o valor de cada unidade e revise quando o orçamento mudar.
• O vencimento. Um dia fixo do mês, o mesmo para todas as unidades, e o que acontece quando ele cai em um fim de semana ou feriado.
• A regra de atraso. Se há multa, juros ou outro encargo, e de quanto, é a convenção que decide, dentro do que a lei local permite. Não invente um percentual: escreva a regra aprovada, a partir de quando ela vale e sobre qual valor é calculada.
• Como o morador paga. Os meios aceitos, a conta bancária em nome do condomínio e o que o morador deve escrever na transferência. Pedir o número da unidade na descrição poupa horas na conciliação.
• Quem faz o quê. Quem emite, quem registra os pagamentos e quem confere o extrato. Sempre que possível, quem registra não é quem confere.

A rotina do mês, passo a passo

1. Registre as despesas do mês. Cada conta entra com o comprovante, a categoria, o fornecedor e a data; quando já foi paga ao fornecedor, anote também o dia do pagamento.
2. Gere uma prévia. Antes de emitir, confira quantas unidades serão cobradas, o total e as despesas que serão rateadas.
3. Emita. Uma cobrança por unidade, numerada, com o vencimento do mês.
4. Avise os moradores. Cada um recebe a sua cobrança com as linhas explicadas: a taxa, o rateio, as reservas e os encargos, quando houver.
5. Registre os pagamentos à medida que chegam, com a data e o meio, e envie o recibo.
6. Concilie o extrato bancário com as cobranças e as despesas.
7. Acompanhe o que venceu. Primeiro um lembrete cordial; depois, o que a convenção e a lei local preveem.

Rateio de despesas pela fração ideal

Em muitos condomínios, cada unidade paga na proporção da sua participação: a fração ideal, ou o critério que a convenção definir. Uma unidade com o dobro da fração paga o dobro. Quando a convenção prevê critérios diferentes para custos diferentes, como a água pelo consumo, siga-os.

Dois cuidados evitam discussão:

• O arredondamento ao centavo. As partes precisam somar exatamente o valor da despesa. Divida, arredonde para baixo e distribua os centavos que sobram por uma regra fixa, sempre a mesma.
• A despesa de um só edifício. Quando a convenção prevê, o conserto do elevador do bloco B é rateado só entre as unidades do bloco B.

Um exemplo, com uma despesa de 100,00 dividida entre três unidades com a mesma fração:

Confira também se as frações de todas as unidades somam 100%. Se não somam, a conta não fecha: ou falta dinheiro, ou alguém paga mais do que deveria.

Conciliação bancária

Conciliar é conferir cada linha do extrato com o que foi cobrado e com o que foi pago.

• Importe o extrato no formato que o banco oferece, sem redigitar nada.
• Ache a cobrança de cada entrada pelo número da unidade na descrição ou por um valor igual ao de uma cobrança em aberto.
• Divida uma transferência que paga vários meses ou várias unidades.
• Separe as tarifas do banco e o que não é do condomínio, com uma anotação.
• Ligue cada saída a uma despesa, com o comprovante.

Faça isso todo mês. Uma diferença encontrada no próprio mês é pequena e fácil de explicar; três meses depois, ninguém lembra de onde ela veio.

Erros comuns

• Emitir o mesmo mês duas vezes. A unidade recebe duas cobranças, e o morador perde a confiança nas próximas.
• Editar uma cobrança já emitida. O morador viu um valor e o registro passa a mostrar outro. Lance uma cobrança ou um crédito à parte, com o motivo.
• Cobrar multa sem regra escrita, ou além do que a convenção e a lei local permitem.
• Misturar o dinheiro do condomínio com o de outra pessoa ou empresa. Mantenha-o em uma conta em nome do condomínio, separada da do síndico ou da administradora; muitas convenções, contratos de administração e leis locais exigem isso.
• Deixar a conciliação para o fechamento do ano.

Como o Leasdesk faz (Pro)

No Leasdesk, a cobrança condominial faz parte do plano Pro e segue a rotina acima.

• A configuração. A propriedade define a moeda e o percentual da multa por atraso, e cada unidade tem a sua mensalidade e o seu coeficiente, a fração ideal. Cada unidade tem um só coeficiente, então não dá para usar critérios diferentes para despesas diferentes, como a água pelo consumo. A lista de unidades mostra quanto os coeficientes somam e avisa quando a soma não dá 100.
• A emissão. Quem cuida das faturas escolhe o ano, o mês e o vencimento e vê uma prévia antes de emitir. Cada unidade com algo a cobrar recebe uma fatura numerada; uma unidade que já tem uma fatura válida do mês é pulada, então emitir de novo não duplica nada.
• As linhas. A mensalidade, as reservas concluídas com taxa, a parte de cada despesa e a multa por atraso: o percentual da propriedade sobre o saldo vencido, uma vez por fatura vencida, na emissão seguinte.
• O rateio. Entram as despesas ainda não rateadas com data até o fim do mês emitido, pagas ao fornecedor ou não; o dia do pagamento ao fornecedor é um campo à parte. Cada despesa é dividida pelo coeficiente, ao centavo: os centavos que sobram vão, um a um, às unidades com a maior sobra na divisão, para que as partes somem o valor da despesa. Uma despesa ligada a um edifício é rateada só entre as unidades dele.
• Sem editar a fatura emitida. Em uma fatura em aberto, entra à mão uma cobrança ou um crédito.
• O aviso. Os moradores com conta na unidade recebem a fatura por e-mail, com um link, e um aviso no aplicativo. O PDF, de uma página, sai no idioma de quem baixa.
• Os pagamentos são registrados por quem cuida das faturas, parciais inclusive, e cada um envia um recibo com o saldo que falta.
• A conciliação. O extrato entra em CSV, até 5.000 linhas, com o seu mapeamento de colunas e as linhas repetidas puladas. O Leasdesk sugere a fatura pelo número da unidade ou pelo saldo exato, e confirmar a linha registra o pagamento e envia o recibo. Uma transferência se divide entre várias faturas, as tarifas são ignoradas e cada saída se liga a uma despesa.

O que ele não faz: não recebe pagamentos online (o morador paga como já paga hoje), não emite o mês sozinho, não envia lembretes de atraso, não se conecta ao banco nem lê arquivos OFX, e não faz contabilidade: não há livro-razão, orçamento nem demonstrações financeiras.

As ocorrências e as reservas de áreas comuns são grátis no Starter, e a cobrança entra no teste grátis do Pro: veja os preços.