Cobrança condominial: faturas do mês e conciliação bancária

Idioma vinculante: inglês. Esta tradução é oferecida por conveniência; em caso de conflito, prevalece a versão em inglês.

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A cobrança do condomínio em um só lugar

O Leasdesk é um sistema para condomínio, e a cobrança condominial faz parte do plano Pro. Quem cuida das finanças emite as faturas do mês, registra o que foi pago e confere o extrato do banco sem sair do aplicativo, e cada morador encontra as suas faturas na própria conta.

Serve ao tesoureiro voluntário de um condomínio (para síndicos) e à administradora que fatura vários (para administradoras).

As faturas do mês, com prévia

Escolha o ano, o mês e a data de vencimento. Antes de emitir, a prévia mostra quantas unidades serão faturadas, quantas ficam de fora, o total estimado, as despesas rateadas e quantos moradores vão receber o e-mail.

Cada unidade com algo a cobrar recebe uma fatura, numerada por propriedade. Uma unidade que já tem uma fatura válida daquele mês é pulada, então emitir de novo não duplica nada.

As linhas de cada fatura

• A taxa condominial da unidade, a mensalidade.
• As reservas concluídas de áreas comuns com taxa: confirmadas e já terminadas.
• O rateio das despesas pelo coeficiente da unidade, ao centavo. Uma despesa ligada a um edifício é rateada só entre as unidades desse edifício.
• A multa por atraso, quando a propriedade define um percentual: esse percentual sobre o saldo vencido, uma vez por fatura vencida, na emissão seguinte.

Uma reserva cancelada depois de faturada volta como crédito em uma fatura seguinte.

Cobranças e créditos avulsos

Adicione à mão uma cobrança ou um crédito a uma fatura em aberto. O total nunca fica abaixo do que já foi pago. Uma fatura com pagamentos não pode ser anulada; quando todas as faturas de um mês são anuladas, as despesas daquele mês voltam para a próxima emissão.

Pagamentos, recibos e o e-mail da fatura

O Leasdesk não recebe o dinheiro: o morador paga como já paga hoje, e quem cuida das faturas registra o pagamento. A forma (dinheiro, transferência, cartão ou outra) é só um rótulo.

• Pagamentos parciais são aceitos. Um valor acima do saldo é recusado, e a fatura fica Paga quando o saldo chega a zero.
• Um pagamento errado pode ser excluído, e a fatura volta a ficar em aberto.
• O recibo sai por e-mail a cada pagamento registrado, com o saldo que falta, e também como aviso no aplicativo.
• A fatura emitida vai por e-mail aos moradores com conta ligada à unidade naquele dia, com as linhas e um link para abri-la, e chega também como aviso no aplicativo. Ela pode ser reenviada da página da fatura.
• O PDF é uma página A4 com as linhas, os pagamentos e o saldo, no idioma de quem baixa: português, espanhol, inglês ou francês. Ele é baixado da própria fatura.

A lista de faturas filtra pelas vencidas e mostra os totais em aberto e vencidos.

O que o morador vê

O morador vê as faturas das unidades em que mora hoje, com os PDFs, e as despesas do condomínio, para entender de onde vem a sua parte. As faturas das outras unidades ficam fora do alcance dele.

Despesas e o destino de cada parte

Cada despesa leva categoria, fornecedor, edifício, arquivos e o dia em que a propriedade pagou. Na emissão seguinte, ela é rateada entre as unidades, e a página da despesa mostra em quais faturas caiu cada parte.

Conciliação bancária

Importe o extrato do banco em CSV com o seu próprio mapeamento de colunas; as linhas repetidas são puladas.

• Sugestões. O Leasdesk sugere a fatura de cada linha pelo número da unidade no texto ou por um valor igual ao saldo de uma fatura.
• Confirmar uma linha registra um pagamento por transferência e envia o recibo.
• Dividir uma transferência que paga várias faturas.
• Ignorar as tarifas e o que não é do condomínio; a linha pode ser restaurada depois.
• O dinheiro que sai é vinculado a uma despesa, que fica marcada como paga.

Exportações e a moeda de cada propriedade

As faturas, as despesas e o extrato bancário são exportados em CSV para quem cuida da contabilidade. Cada propriedade fatura na sua própria moeda.

Quem mexe na cobrança

O Administrador da organização e o Gerente cuidam das faturas e das despesas; a função Equipe não tem acesso a elas. A conciliação bancária pede a permissão de alterar faturas. No Business, uma função personalizada pode reunir só o que o financeiro usa.

Se a assinatura for cancelada, durante o teste ou depois, a organização volta ao Starter quando o teste ou o período pago termina: as faturas, os pagamentos e as despesas continuam legíveis, só deixam de aceitar alterações.

O Leasdesk recebe o pagamento ou cobra sozinho?

Não. A cobrança continua com a administração. O Leasdesk não:

• recebe pagamentos online: não há botão de pagar, e o Stripe cobra só a assinatura do próprio Leasdesk;
• emite o mês sozinho: a emissão é sempre um passo de quem cuida das faturas;
• envia lembretes de atraso por e-mail;
• anexa o PDF ao e-mail, nem gera um recibo em PDF;
• guarda saldo credor: um pagamento acima do saldo é recusado;
• repete despesas de um mês para o outro;
• lê o banco direto, nem arquivos OFX ou CAMT: o extrato entra em CSV;
• cobra juros por dia: a multa por atraso é um percentual;
• faz contabilidade: não há livro-razão, orçamento nem demonstrações financeiras.

O Pro começa com um teste grátis, com o cartão cadastrado e nada cobrado antes do fim: veja os planos e emita o primeiro mês.