Software para el cobro de cuotas de condominio

Idioma vinculante: inglés. Esta traducción se ofrece por conveniencia; en caso de conflicto, prevalece la versión en inglés.

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Leasdesk es un software de administración de condominios, y su Facturación lleva el cobro de la cuota de principio a fin: las facturas del mes, los pagos y sus recibos, los gastos repartidos y la conciliación con el extracto del banco. Viene con Pro y Business, junto a las incidencias y las reservas, y cada residente ve solo lo suyo.

El mes, emitido en un paso

Alguien de tu equipo abre Facturas y elige el año, el mes y la fecha de vencimiento. Antes de emitir, la vista previa muestra cuántas unidades se facturan y cuántas se omiten, el total estimado, los gastos que se reparten y cuántos residentes recibirán el correo.

Al confirmar, cada unidad con algo que cobrar recibe una factura, numerada en orden dentro de su propiedad. Una unidad que ya tiene factura vigente de ese mes se omite: repetir la emisión no duplica nada.

Lo que lleva cada factura

• La cuota mensual de la unidad: cuota de mantenimiento, de administración o gastos comunes, como la llame tu comunidad.
• Las reservas terminadas con tarifa: cada reserva confirmada de un área común con tarifa entra como una línea con su fecha.
• Su parte de los gastos, según el coeficiente de la unidad y al centavo. Un gasto vinculado a un edificio se reparte solo entre las unidades de ese edificio.
• El recargo por mora, si la propiedad fija un porcentaje: ese porcentaje del saldo vencido, una sola vez por cada factura vencida, en la siguiente emisión.

Si una reserva ya facturada se cancela, su importe vuelve como abono en una factura posterior de la unidad.

Cargos, abonos y anulaciones

Tu equipo agrega a mano un cargo o un abono a una factura emitida, y el total nunca baja de lo que ya se pagó. Una factura con pagos no se puede anular: primero se eliminan sus pagos. Cuando se anulan todas las facturas de un mes, los gastos de ese mes quedan libres para la siguiente emisión.

Pagos registrados por tu equipo

Los residentes pagan como ya lo hacen, y tu equipo registra cada pago en su factura. El método (efectivo, transferencia, tarjeta u otro) es una etiqueta para tus registros. Se aceptan pagos parciales; un pago mayor que el saldo se rechaza, y la factura pasa a Pagada cuando el saldo llega a cero. Un pago registrado por error se elimina, y la factura vuelve a quedar abierta.

La lista se filtra por unidad, por estado o solo las vencidas, y resume lo abierto, lo pendiente y lo vencido.

Correos, recibos y el PDF

• La factura por correo. Al emitir, los residentes con una cuenta vinculada hoy a la unidad reciben un correo con los conceptos y un enlace a la factura, además de un aviso en la aplicación. Tu equipo puede reenviarlo desde la factura.
• El recibo. Cada pago registrado envía un recibo por correo con el saldo que queda, también con su aviso.
• El PDF. Una página A4 con los conceptos, los pagos y el saldo, que se descarga desde la factura en el idioma de quien la lee.

En Pro, los correos salen desde la dirección de Leasdesk, con la despedida y la dirección de respuesta que fijes; en Business pueden salir desde la dirección de tu organización, que conecta nuestro equipo.

Lo que ve un residente

Un residente ve las facturas de las unidades en las que vive hoy, con sus PDF, y los gastos de la propiedad. Nada de las otras unidades.

Gastos, y dónde quedó cada parte

Registra cada gasto con su categoría, su proveedor, el edificio si solo le corresponde a uno, sus archivos y el día en que la propiedad lo pagó. La siguiente emisión lo reparte, y después cada gasto muestra dónde quedaron sus partes: en qué factura de qué unidad.

Conciliación bancaria

Importa el extracto del banco en CSV con tu propia asignación de columnas; las líneas repetidas se omiten. Leasdesk sugiere la factura de cada línea por el número de la unidad en el texto o por un saldo exacto, y tú decides:

• Confirmar la línea registra un pago por transferencia y envía el recibo.
• Dividir reparte una transferencia entre varias facturas.
• Ignorar aparta las comisiones y lo que no es un pago, y Restaurar las devuelve.
• Vincular a un gasto una salida de dinero marca ese gasto como pagado.

De serie, las facturas, los gastos y la conciliación los llevan el Administrador de la organización y el Gerente; el rol Personal no los ve.

Exportaciones y moneda

Las facturas, los gastos y el extracto se exportan en CSV para quien lleve las cuentas. Cada propiedad tiene su propia moneda, y sus facturas y gastos van en ella.

¿Cobra en línea o lleva la contabilidad?

No. Leasdesk emite, registra y concilia; no mueve el dinero ni lleva los libros:

• No cobra en línea. Las facturas no tienen botón de pago; Stripe solo cobra tu suscripción a Leasdesk.
• No emite el mes por sí solo. Alguien de tu equipo lo emite cada mes.
• No envía recordatorios de facturas vencidas. Lo vencido se ve en la lista, y el recargo entra en la siguiente emisión.
• No lee conexiones bancarias ni archivos OFX o CAMT: el extracto entra en CSV.
• No lleva contabilidad: ni libro mayor, ni presupuesto, ni estados financieros. Para eso están las exportaciones.
• Tampoco adjunta el PDF al correo (lo enlaza), hace un PDF del recibo, guarda saldos a favor, repite gastos ni cobra intereses diarios.

Para tu comunidad o tu cartera

Si llevas un solo condominio, mira para administradores; si son varios, para empresas de administración. Y si todavía no facturas, Starter es gratis.

Pro empieza con una prueba gratis, con la tarjeta registrada, y no se cobra nada antes de que termine: emite tu primer mes y concilia el banco antes de decidir.