Control de incidencias y mantenimiento para condominios

Idioma vinculante: inglés. Esta traducción se ofrece por conveniencia; en caso de conflicto, prevalece la versión en inglés.

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Una fuga en un baño, el portón que no cierra, la revisión periódica del ascensor. Leasdesk reúne los avisos de los residentes y el trabajo de tu equipo en un solo lugar: las incidencias, incluidas en Starter, el plan gratis, y los mantenimientos periódicos, que llegan con Pro.

Incidencias, del aviso al cierre

Cada incidencia lleva un título, una descripción y una prioridad (Baja, Media, Alta o Urgente), y puede vincularse a una unidad, a un área común o a un mantenimiento. Avanza por cuatro estados: Abierta, En curso, Resuelta y Cerrada. La lista se filtra por estado y por unidad, o muestra solo las tuyas o las que tienes asignadas.

Asignadas por tu equipo

Leasdesk no elige responsables: alguien del equipo asigna la incidencia a un miembro que puede trabajar incidencias, o se la asigna a sí mismo, y la barra lateral cuenta a cada persona las incidencias abiertas o en curso que tiene asignadas. De serie trabajan las incidencias el Administrador de la organización, el Gerente, el Personal y el Vigilante.

Comentarios y archivos

La conversación queda en la incidencia. Un comentario se puede editar y sus versiones anteriores se conservan, así que siempre se ve qué decía antes. Cada incidencia admite fotos, PDF, documentos de Word y Excel, texto y CSV.

Incidencias periódicas

Una tarea que se repite, como revisar las bombas, puede ser una incidencia periódica: cada semana, cada mes, cada trimestre, cada año o cada cierto número de días. Al resolverla o cerrarla se abre la siguiente, con vencimiento al cumplirse el intervalo y el mismo responsable.

Lo que hace un residente

Un residente abre incidencias desde el teléfono o la computadora, y solo puede nombrar las unidades en las que vive. Ve las suyas y ninguna de los demás. Puede editar una mientras está Abierta, cerrarla él mismo y, si el equipo la dio por resuelta o cerrada, reabrirla dentro de los 7 días siguientes.

Quién recibe un correo

Los correos de las incidencias son pocos y van a quien le toca:

• Quien avisó, cuando otra persona cambia el estado de su incidencia.
• El nuevo responsable, cuando otra persona le asigna una incidencia.
• Quien avisó y el responsable, con cada comentario, salvo quien lo escribió.

Nadie recibe correo cuando se crea una incidencia, y un cambio de estado no avisa al responsable. Cada correo llega en el idioma de quien lo recibe.

Mantenimientos periódicos (Pro)

Un mantenimiento es un trabajo que vuelve cada cierto número de días: la revisión del ascensor, la limpieza del tanque de agua, el servicio de la bomba. Se vincula a un activo, un edificio, una unidad o un área común, y su próxima fecha es la del último mantenimiento hecho más el intervalo.

• Marcar como hecho registra la fecha, las notas y los artículos del inventario que se usaron; el historial se conserva.
• Las alertas: un barrido diario avisa por correo a quien puede actualizar los mantenimientos cuando uno se acerca a su fecha, con hasta 7 días de antelación, o ya está vencido: una sola vez por cada fecha, con un aviso en la aplicación.
• Una incidencia desde el mantenimiento: quien puede crear incidencias abre, desde su página, una vinculada a él.
• Los residentes leen los mantenimientos programados de la propiedad.

De serie, el Personal crea y actualiza los mantenimientos y registra su propio trabajo. Los contratos, también de Pro, con su proveedor, su renovación automática y sus días de preaviso, pueden vincularse a un mantenimiento.

Activos (Starter)

Los activos, como el ascensor, la bomba o el portón, se registran desde Starter con su tipo, el área común donde están, sus fotos y sus archivos. Con Pro, cada mantenimiento puede colgar de un activo.

¿Asigna solo, mide plazos o lleva costos?

No. Leasdesk ordena el trabajo, y las decisiones son de tu equipo:

• No elige responsables por sí solo (la siguiente de una incidencia periódica conserva el de la anterior) ni avisa a nadie cuando se crea una: el equipo las ve en la lista y en el resumen de la propiedad.
• No hay categorías ni tipos de incidencia: la prioridad, la unidad y el área común las ordenan.
• No hay SLA ni plazos de respuesta medidos.
• Un mantenimiento no lleva costo ni se vincula a los gastos; el gasto se registra aparte, en la facturación de Pro.
• Un mantenimiento no abre incidencias por sí solo.
• Los residentes no reciben correos sobre los mantenimientos.

Para tu comunidad o tu cartera

Un comité que lleva su propio condominio encuentra la semana completa en para administradores; una empresa que reparte el trabajo entre varias propiedades, en para empresas de administración. Las reservas de áreas comunes viven en la misma aplicación, y una incidencia puede nombrar el área común afectada.

Empieza gratis con las incidencias y los activos, y pasa a Pro cuando quieras los mantenimientos con sus alertas.