Gestão de ocorrências e manutenção para condomínios

Idioma vinculante: inglês. Esta tradução é oferecida por conveniência; em caso de conflito, prevalece a versão em inglês.

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Do aviso ao encerramento

Um vazamento na garagem, o interfone mudo, o portão que não fecha. No Leasdesk, cada aviso vira uma ocorrência com prioridade e histórico, que a equipe atribui a um responsável, e o que precisa de cuidado periódico vira uma manutenção com data. As ocorrências fazem parte do Starter, o plano grátis; as manutenções, do Pro.

Um exemplo: um morador avisa pelo celular que o elevador parou entre dois andares. A ocorrência entra como Urgente, na unidade dele; o gerente a atribui a quem cuida do elevador, que recebe um e-mail. Cada comentário da equipe chega ao morador por e-mail, e ele fica sabendo quando a ocorrência passa a Resolvida. Se o problema voltar na mesma semana, ele mesmo a reabre.

Serve ao síndico que responde sozinho às ocorrências (para síndicos) e à administradora com equipes em vários condomínios (para administradoras).

Ocorrências (Starter)

Cada ocorrência tem:

• título e descrição;
• prioridade: Baixa, Média, Alta ou Urgente;
• onde: uma unidade ou uma área comum, se for o caso, e a manutenção a que se refere;
• status: Aberta, Em andamento, Resolvida ou Fechada;
• um responsável, escolhido pela equipe entre quem pode atualizar ocorrências, com Atribuir a mim para pegar uma;
• comentários que podem ser editados, com cada versão anterior guardada, de quem e de quando;
• arquivos: fotos, PDF, Word, Excel, texto e CSV.

Na lista, a equipe filtra por status, por unidade e por responsável, busca pelo título, vê as que abriu e as atribuídas a ela, e seleciona várias ocorrências para fechá-las ou pegá-las de uma vez.

O que o morador faz

O morador abre ocorrências no celular ou no computador e só aponta unidades em que mora. Ele vê apenas as ocorrências que abriu, edita uma enquanto ela está Aberta, pode fechá-la e pode reabri-la em até 7 dias depois que a equipe a resolveu ou fechou.

Ocorrências recorrentes

A limpeza da caixa-d’água, a revisão do portão. Uma ocorrência pode se repetir toda semana, todo mês, todo trimestre, todo ano ou a cada tantos dias. Quando ela é resolvida ou fechada, a próxima abre sozinha, com vencimento depois do intervalo e o mesmo responsável.

Quem recebe e-mail

• Quem abriu, quando outra pessoa muda o status.
• O novo responsável, quando outra pessoa atribui a ocorrência a ele.
• Quem abriu e o responsável, a cada comentário, nunca o autor do comentário.

Ninguém recebe e-mail quando uma ocorrência é aberta: a equipe acompanha as novas na lista de ocorrências e na visão geral da propriedade. Uma mudança de status também não avisa o responsável. Cada e-mail chega no idioma de quem o recebe.

Manutenções preventivas (Pro)

Uma manutenção é um cuidado que se repete: a revisão do elevador, a limpeza da caixa-d’água, a recarga dos extintores.

• Um intervalo em dias, ligado a um ativo, um edifício, uma unidade ou uma área comum.
• A próxima data é o último dia em que foi feita mais o intervalo.
• Fotos e arquivos, como o laudo da última visita.
• Marcar como feita registra a data, hoje ou antes, as notas e os itens de estoque usados, que saem do estoque. O histórico de realizações fica guardado, com quem registrou cada uma.
• Um alerta por e-mail vai a quem cuida das manutenções quando uma se aproxima do vencimento, com até 7 dias de antecedência, ou já está atrasada, uma vez por data, e a visão geral da propriedade mostra os alertas recentes.
• Da página da manutenção, abra uma ocorrência já ligada a ela quando algo der errado.

Um contrato (Pro), com o valor, o fornecedor, a renovação automática e o prazo de aviso prévio, pode ser ligado à manutenção que ele cobre, a um ativo ou a um seguro.

Ativos (Starter)

O elevador, a bomba, o gerador. Cada ativo tem tipo, área comum, fotos e arquivos, já no Starter. No Pro, as manutenções se ligam a eles.

Quem faz o quê

• A Equipe abre e atualiza ocorrências e manutenções.
• O Porteiro abre e atualiza ocorrências.
• O morador abre ocorrências e consulta as manutenções programadas.
• O Administrador da organização e o Gerente fazem tudo isso e também excluem.

Ele atribui sozinho, mede prazos ou soma custos?

Não. A gestão de ocorrências e manutenção do Leasdesk deixa estas coisas de fora:

• e-mail quando uma ocorrência é aberta;
• atribuição automática: a equipe escolhe o responsável, e a próxima de uma ocorrência recorrente mantém o mesmo;
• categorias ou tipos de ocorrência;
• SLA ou metas de tempo de atendimento;
• custo em uma manutenção, ou ligação com as despesas;
• ocorrências abertas sozinhas por uma manutenção;
• e-mail aos moradores sobre manutenções: eles as consultam no aplicativo.

O Starter é grátis e já traz as ocorrências; as manutenções chegam com o teste grátis do Pro.