Sistema de reserva de áreas comuns para condomínio

Idioma vinculante: inglês. Esta tradução é oferecida por conveniência; em caso de conflito, prevalece a versão em inglês.

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O salão de festas sem caderno nem planilha

O salão de festas, a churrasqueira, a piscina, a quadra. No Leasdesk, cada área comum tem as suas regras, os moradores reservam sozinhos no calendário compartilhado e a equipe aprova só o que precisa de aprovação. A reserva de áreas comuns faz parte do Starter, o plano grátis. Tudo funciona no navegador do celular ou do computador, sem nada para instalar.

Funciona igual para o síndico de um condomínio (para síndicos) e para a administradora com vários (para administradoras).

As regras de cada área comum

Cada área comum guarda:

• um horário de funcionamento, o mesmo todos os dias, ou nenhum, para uma área aberta a qualquer hora;
• a duração do turno: as reservas começam a cada tantos minutos a partir da abertura e duram turnos inteiros;
• a duração máxima de uma reserva;
• uma cota mensal de reservas por unidade;
• uma taxa de reserva;
• se a reserva precisa de aprovação;
• fotos e arquivos, como as regras de uso do salão.

Um exemplo: a churrasqueira abre das 10h às 22h, em turnos de duas horas, com até quatro horas por reserva e duas reservas por unidade no mês, e cada reserva espera a aprovação do gerente.

As regras valem no relógio da propriedade: das 10h às 22h quer dizer das 10h às 22h no condomínio, de onde quer que a pessoa reserve. Duas reservas da mesma área comum nunca se sobrepõem.

O calendário compartilhado

As reservas aparecem em calendários de semana e de mês, com um filtro por área comum. Todo mundo vê o que está ocupado, mas as reservas dos outros aparecem sem o nome de quem reservou. A equipe lista as reservas da organização em todas as propriedades, e cada pessoa lista as suas. A visão geral da propriedade mostra quantas reservas há na semana e quais são as próximas.

O morador reserva sozinho

• Para a sua unidade. Quando a área tem taxa ou cota, o morador escolhe a unidade em que mora: a cota usada é dela e, no Pro, a taxa entra na fatura dela.
• Nunca no passado. A reserva começa agora ou mais tarde, dentro do horário e dos turnos da área.
• Com aprovação, quando a área pede. A reserva fica Pendente até a decisão, e remarcar ou editar uma reserva a deixa Pendente de novo.
• Cancela quando quiser. O morador cancela a própria reserva a qualquer momento, e o horário fica livre.

Uma observação pode acompanhar a reserva. Uma reserva feita pela equipe já entra confirmada.

Aprovação e as reservas pendentes

Aprovar ou rejeitar cabe a quem pode alterar reservas: nas funções prontas, o Administrador da organização, o Gerente e a Equipe. A barra lateral mostra quantas reservas esperam aprovação. Só uma reserva pendente pode ser aprovada ou rejeitada, e uma reserva rejeitada libera o horário.

Na lista, a equipe vê quem reservou cada horário, seleciona várias pendentes e aprova ou rejeita todas de uma vez; cada pessoa recebe a decisão por e-mail.

Os e-mails de quem reservou

Quem reservou recebe um e-mail e um aviso no aplicativo quando a reserva é feita, fica pendente, é aprovada, é rejeitada ou é cancelada, com os horários no relógio da propriedade e no idioma de cada pessoa. Quando uma reserva é cancelada, quem reservou é avisado, seja quem for que cancelou.

Uma verificação diária manda a quem reservou um lembrete de cada reserva confirmada que começa nas 24 horas seguintes, uma só vez.

A taxa na fatura da unidade (Pro)

A taxa de reserva já pode ser definida no Starter. Ela é copiada para a reserva e, no Pro, que tem as faturas, entra na próxima fatura da unidade depois que a reserva termina. Só reservas confirmadas são faturadas. Uma reserva cancelada depois de faturada volta como crédito em uma fatura seguinte. A cobrança condominial mostra o resto da fatura: a taxa condominial, o rateio das despesas e a multa por atraso.

Dá para ter horários por dia da semana, sinal ou lista de espera?

Não. Estas regras ficam fora da reserva de áreas comuns do Leasdesk:

• horários diferentes por dia da semana: um horário vale para todos os dias;
• datas de fechamento, como a piscina fechada para reforma;
• mais de uma reserva ao mesmo tempo na mesma área;
• um limite de antecedência para reservar;
• um prazo para cancelar: o morador cancela a qualquer momento;
• sinal, caução ou depósito;
• lista de espera;
• pagamento da taxa com cartão: a taxa vai para a fatura da unidade, no Pro;
• um feed iCal para outros calendários;
• e-mail aos gerentes sobre reservas pendentes: eles veem a contagem na barra lateral.

O Starter é grátis: marque as áreas comuns no assistente de configuração, defina as regras de cada uma e abra o calendário aos moradores.