Regras de reserva de áreas comuns: o que escrever e como aplicar

Idioma vinculante: inglês. Esta tradução é oferecida por conveniência; em caso de conflito, prevalece a versão em inglês.

O salão de festas reservado duas vezes para o mesmo sábado, a churrasqueira que a mesma unidade ocupa todo fim de semana, a piscina cheia de convidados de um só apartamento. Quase toda briga por área comum começa com uma regra que ninguém escreveu, ou que cada um lembra de um jeito.

Este guia reúne as regras que costumam valer a pena escrever e mostra como aplicá-las no dia a dia. São práticas gerais: o que vale no seu condomínio é o que dizem a convenção, o regimento interno e as decisões da assembleia, dentro da lei local.

Por que escrever as regras

Uma regra escrita e publicada resolve a disputa antes que ela comece. O síndico não precisa arbitrar caso a caso, o morador sabe o que esperar, e a mesma regra vale para todos, inclusive para quem administra. Quando uma regra muda, pelo caminho que a convenção prevê (em muitos condomínios, a assembleia; em outros, o síndico ou o conselho), a mudança vale para todos a partir de uma data, e a versão anterior fica guardada para consulta.

Uma regra escrita também protege quem aplica. Recusar uma reserva porque “o regimento diz” é muito mais fácil do que recusar porque “o síndico acha”.

As regras que vale a pena escrever

• Horário de funcionamento. Quando cada área abre e fecha. Algumas mudam no fim de semana ou fecham em um dia de limpeza.
• Duração do turno e reserva máxima. Turnos fixos, de duas em duas horas por exemplo, evitam sobras de meia hora que ninguém consegue usar; uma reserva máxima impede que alguém ocupe o dia inteiro.
• Reservas por unidade no mês. Uma cota mensal divide as datas mais disputadas entre as unidades.
• Taxas. Se a reserva tem uma taxa, qual é e como é cobrada. Muitos condomínios lançam a taxa na cobrança mensal da unidade.
• Aprovação. Quais áreas precisam do aval do síndico ou do gerente antes de confirmar, em geral as de uso exclusivo, como o salão de festas.
• Cancelamento. Até quando o morador pode cancelar sem custo, e o que acontece depois desse prazo.
• Convidados. Quantos, se precisam ser anunciados na portaria e se o morador precisa estar presente.
• Limpeza e danos. Em que estado a área deve ser devolvida, quem faz a vistoria e como um dano é cobrado.

Parte dessas regras um sistema de reservas consegue aplicar sozinho: horário, turno, reserva máxima, cota, taxa e aprovação são regras de calendário. Outra parte fica no quadro de regras e depende de pessoas: convidados, limpeza, danos e, em muitos sistemas, o prazo de cancelamento. Vale separar as duas listas desde o início, para que ninguém ache que o sistema cuida do que ele não cuida.

Um modelo de quadro de regras

Os valores abaixo são só exemplos, para mostrar o formato. Os do seu condomínio saem da convenção, do regimento interno e da assembleia.

Publique o quadro onde todos o encontram, e não só no mural do térreo.

Como administrar o calendário

• Um calendário só, compartilhado, para todas as áreas. Caderno na portaria, planilha e grupo de mensagens ao mesmo tempo geram reserva dupla.
• Privacidade. Todos precisam ver que um horário está ocupado; não precisam ver quem reservou. O nome fica com a administração.
• Aprovações rápidas. Uma reserva pendente por dias vira reclamação. Defina quem aprova e em quanto tempo.
• Lembretes. Um aviso pouco antes da reserva reduz as ausências e é uma boa hora de lembrar as regras de uso.
• A taxa na cobrança do mês. Lançar a taxa de reserva na cobrança da unidade evita dinheiro em espécie na portaria e deixa tudo no mesmo extrato.

Quando alguém descumpre a regra

• Registre o fato no mesmo dia, com a data, a área e fotos, se houver dano.
• Aplique o que o regimento prevê, com a mesma régua para todos, e comunique por escrito.
• Não invente penalidades. Uma punição que a convenção e o regimento não preveem, ou que a lei local não admite, costuma gerar mais conflito do que resolve. Na dúvida, consulte a assessoria do condomínio antes.

Uma vez por ano, revise o quadro com o conselho: as regras que geram mais dúvidas são as primeiras candidatas a mudar, pelo caminho que a convenção prevê.

Como o Leasdesk aplica as regras (Starter)

A reserva de áreas comuns do Leasdesk faz parte do Starter, o plano grátis. Cada área comum guarda:

• um horário de funcionamento, o mesmo todos os dias, ou nenhum, para uma área aberta a qualquer hora;
• a duração do turno: as reservas começam a cada tantos minutos a partir da abertura e duram turnos inteiros;
• a duração máxima de uma reserva;
• uma cota mensal de reservas por unidade;
• uma taxa por reserva;
• se a reserva precisa de aprovação: ela fica Pendente até alguém que pode alterar reservas decidir, e a barra lateral mostra quantas esperam.

As regras valem no relógio da propriedade, e duas reservas da mesma área nunca se sobrepõem. O morador reserva para a unidade em que mora, nunca no passado, e cancela a própria reserva a qualquer momento. No calendário de semana e de mês, ele vê os horários ocupados sem o nome de quem reservou; a equipe vê quem reservou. Quem reservou recebe um e-mail a cada passo (feita, pendente, aprovada, rejeitada, cancelada), e uma verificação diária manda um lembrete de cada reserva confirmada que começa nas 24 horas seguintes.

A taxa já pode ser definida no Starter. No Pro, que tem as faturas, ela entra na próxima fatura da unidade depois que a reserva termina.

Ficam de fora do Leasdesk: horários diferentes por dia da semana, datas de fechamento, mais de uma reserva da mesma área ao mesmo tempo, um limite de antecedência para reservar, um prazo para cancelar (o morador cancela a qualquer momento), sinal ou caução, lista de espera, o pagamento da taxa com cartão e um feed iCal. Os gerentes não recebem e-mail sobre reservas pendentes: a contagem aparece na barra lateral. Essas regras ficam no quadro, junto com os convidados, a limpeza e os danos, e o quadro pode entrar no regulamento do aplicativo, que todos os moradores leem.