Règles de réservation des espaces communs en copropriété

Langue faisant foi : l’anglais. Cette traduction est proposée pour commodité ; en cas de conflit, la version anglaise prévaut.

La salle des fêtes promise à deux familles pour le même samedi, le barbecue que les mêmes voisins occupent tous les week-ends, la salle rendue en désordre après une soirée : la plupart des conflits autour des espaces communs viennent de règles qui n’existent que dans la tête de quelqu’un. Ce guide passe en revue les règles qui méritent d’être écrites, propose un exemple de règlement et une façon de tenir le calendrier. Les exemples restent des exemples : le règlement de copropriété, un éventuel règlement intérieur, les décisions de l’assemblée et la loi locale fixent ce qui s’applique chez vous.

Pourquoi écrire les règles

Une règle écrite, publiée avant la première réservation, désamorce le litige avant qu’il commence. Personne ne peut dire qu’il ne savait pas, le syndic n’a pas à arbitrer au cas par cas, et la même règle vaut pour tous les lots. Une règle orale, elle, finit toujours par être interprétée au profit de celui qui réserve.

Écrire les règles oblige aussi à se poser les bonnes questions. L’espace doit-il vraiment se réserver, ou rester en accès libre ? Qui tranche quand deux demandes visent le même créneau ? Qui paie quand quelque chose est cassé ?

Les règles qui méritent d’être écrites

• Les horaires d’ouverture. Pensez au voisinage : une salle des fêtes sous des fenêtres ne ferme pas à la même heure qu’une salle de sport au sous-sol.
• La durée d’un créneau et la durée maximale d’une réservation. Une heure pour un terrain de sport, une soirée pour une salle.
• Le nombre de réservations par lot et par mois, pour qu’un seul foyer n’accapare pas l’espace.
• Les frais, s’il y en a : une participation au ménage, à l’électricité ou à l’usure. Leur principe et leur montant relèvent en général d’une décision de la copropriété.
• L’approbation. Certains espaces demandent qu’un gestionnaire valide chaque réservation : une salle des fêtes, souvent ; un créneau de terrain de sport, rarement.
• Les annulations : jusqu’à quand annuler sans frais, et ce qui se passe en cas d’annulation tardive.
• Les invités : combien, et sous la responsabilité de qui.
• Le ménage et les dégâts : l’état dans lequel rendre l’espace, qui le constate, et qui paie une réparation.

Un logiciel peut faire respecter ce qui se mesure : les horaires, les créneaux, les durées, les quotas, les frais et l’approbation. Le reste, les invités, le ménage, les dégâts et souvent les annulations, relève du règlement affiché et du bon sens du gestionnaire. Mieux vaut le savoir avant d’annoncer aux résidents qu’« un système s’en charge ».

Un exemple de règlement

Les valeurs ci-dessous sont des exemples à adapter, pas des recommandations.

Remarquez que la piscine et la salle de sport restent en accès libre : un espace que plusieurs foyers utilisent en même temps se gère mieux par des horaires que par des réservations.

Tenir le calendrier

• Un seul calendrier partagé, visible de tous, plutôt qu’un cahier à la loge doublé d’une messagerie. Deux réservations du même espace ne doivent jamais se chevaucher.
• La discrétion. Chacun doit voir qu’un créneau est pris, pas forcément par qui. Afficher le nom du voisin n’apporte rien et gêne souvent.
• Des approbations traitées vite. Une demande qui attend une semaine pousse les résidents à contourner le système. Fixez-vous un délai de réponse.
• Un rappel avant la réservation, pour éviter les créneaux réservés puis oubliés.
• Les frais sur la facture du lot, avec les charges du mois, plutôt qu’en espèces remises de la main à la main : c’est plus simple à suivre et plus facile à justifier.

Relisez le règlement une fois par an, avec les demandes et les plaintes de l’année sous les yeux : un quota trop serré ou des horaires trop larges se voient vite.

Comment Leasdesk les applique (Starter)

Dans Leasdesk, la réservation des espaces communs fait partie de Starter, le forfait gratuit : voir Réservation des espaces communs. Sur la fiche de chaque espace, Leasdesk fait respecter :

• une plage d’ouverture, la même chaque jour ;
• la durée d’un créneau et la durée maximale d’une réservation ;
• un quota mensuel par lot, décompté sur le lot que le résident choisit parmi ceux où il habite ;
• des frais par réservation ;
• l’approbation : la réservation reste En attente jusqu’à la décision, et le menu affiche le nombre de demandes à traiter.

Les règles se vérifient à l’heure de la propriété, un résident ne réserve jamais dans le passé, et deux réservations ne se chevauchent jamais sur un même espace. Le calendrier partagé, à la semaine ou au mois, montre les réservations des autres sans leur nom. Celui qui réserve reçoit un e-mail à chaque étape, et une vérification quotidienne lui rappelle, une seule fois, chaque réservation confirmée qui commence dans les 24 heures suivantes.

Ce que Leasdesk ne gère pas : des horaires différents selon le jour, des dates de fermeture, plusieurs réservations en même temps sur un espace, un délai d’annulation (le résident annule la sienne à tout moment), une caution, une liste d’attente, le paiement des frais par carte. Un gestionnaire n’est pas prévenu par e-mail d’une demande en attente : le compteur du menu la signale. Les annulations tardives, les invités, le ménage et les dégâts restent donc dans votre règlement.

Les frais se fixent dès Starter, mais ils ne sont facturés au lot, sur sa facture suivante une fois la réservation terminée, qu’à partir de Pro. Pour démarrer, le forfait gratuit suffit.