Logiciel syndic de copropriété pour syndics professionnels

Langue faisant foi : l’anglais. Cette traduction est proposée pour commodité ; en cas de conflit, la version anglaise prévaut.

À voir aussi : Pour les gestionnaires · Facturation et charges · Réservation des espaces communs · Tickets et maintenance · Forfait gratuit · Questions fréquentes · Forfaits

Plusieurs copropriétés, une organisation

Leasdesk est un logiciel syndic de copropriété pour les entreprises qui gèrent un portefeuille. Chaque copropriété garde ses tickets, ses réservations, ses factures et ses résidents, et le cabinet les retrouve toutes au même endroit. L’accès se limite à une propriété quand il le faut : le gestionnaire d’un immeuble ne voit pas le suivant.

À qui il s’adresse

• les syndics professionnels et les cabinets de syndic ;
• les gestionnaires de copropriété d’un cabinet, chacun sur ses immeubles ;
• les sociétés de gestion immobilière qui gèrent des copropriétés, des résidences de maisons ou des associations syndicales (ASL) ;
• les gestionnaires de plusieurs syndicats de copropriété, pour des immeubles de condos.

Plusieurs propriétés dans une organisation, c’est le forfait Business. Chaque propriété a son fuseau horaire, sa devise, ses frais de base et son taux de pénalité de retard. Le sélecteur passe de l’une à l’autre.

Des rôles à la mesure du cabinet

Cinq rôles viennent intégrés :

• Administrateur de l’organisation : tout, pour toute l’organisation ;
• Gestionnaire : fait tourner une copropriété, limité à ses propriétés, et y invite qui l’aide ;
• Personnel : lit la structure et les registres, travaille les tickets, les réservations et les maintenances ;
• Gardien : la loge, toujours limité à une propriété ;
• Résident : ses lots et ce qui les concerne, rien des autres.

Sur Business, les rôles personnalisés puisent dans le catalogue des permissions et peuvent se limiter à une propriété, par exemple un rôle qui ne touche qu’aux factures et aux dépenses d’une copropriété. Chaque bouton suit les permissions de la personne connectée.

Les résidents sont invités depuis un lot. Ils n’occupent jamais un siège du personnel et n’apparaissent jamais sur la page Membres, qui ne liste que vos équipes.

La loge, propriété par propriété

Le rôle Gardien s’attribue pour une propriété à la fois. Sur Pro et Business, le gardien enregistre les colis et note qui les a pris, scanne à la loge les laissez-passer visiteurs avec code QR ou saisit leur code, consigne chaque arrivée, y compris les visiteurs sans laissez-passer, et signale les incidents. Les résidents du lot sont prévenus par e-mail et dans l’application à l’arrivée d’un colis ou d’un visiteur ; les incidents ne leur sont jamais montrés. Le gardien ne voit pas les écrans de facturation.

Le journal d’audit et l’historique de chaque enregistrement

Sur Business, chaque création, modification et suppression entre dans le journal d’audit, avec les colonnes modifiées, l’ancienne valeur et la nouvelle, ainsi que chaque changement de membre, de rôle ou de permission. Filtrez par type, par auteur et par jour, et exportez en CSV. La page de chaque enregistrement montre sa carte Modifications, dans la langue de celui qui lit.

Votre marque, votre adresse

Sur Business, votre logo et votre couleur principale habillent l’application et les e-mails de vos propriétés, invitations comprises ; toute la palette en découle. Ces e-mails partent depuis votre propre adresse : notre équipe configure le service d’envoi pour vous (SMTP, Amazon SES ou Azure Communication Services), sur simple demande depuis Assistance dans l’application. Les e-mails de connexion, d’abonnement et d’assistance restent aux couleurs de Leasdesk. Sur tous les forfaits, les administrateurs règlent la formule de politesse et l’adresse de réponse des e-mails envoyés au nom de l’organisation.

Une facture par copropriété, si vous le choisissez

Un groupe Business est facturé soit une fois, à la société, soit propriété par propriété. Dans le second cas, chaque copropriété a sa propre facture avec son nom légal, son identifiant fiscal, sa devise et sa carte, et ses lots, ses sièges et son stockage y sont comptés. Une propriété sans facture active reste suspendue jusqu’à son propre Checkout. Chaque facture est dans la devise de son pays de facturation, ou en dollars américains pour tout autre pays, Canada compris.

Business se vend aux entreprises vérifiées

Après le Checkout, l’organisation dépose une demande : l’entreprise, son représentant et ses documents, dont un justificatif d’immatriculation. L’équipe Leasdesk l’examine et l’approuve, ou la refuse avec un motif. L’essai est prolongé pendant l’attente, donc rien n’est débité avant une décision. Après un refus, vous pouvez redéposer la demande ou passer à Pro. Chaque étape arrive par e-mail.

L’assistance Leasdesk

Les administrateurs de l’organisation et les gestionnaires ouvrent un ticket à l’équipe Leasdesk depuis n’importe quelle page : un type (Anomalie, Question, Facturation ou Autre), un titre, une description et des fichiers, avec la page d’où ils viennent. Ils suivent le fil, répondent et reçoivent un e-mail à chaque réponse.

Ce que Pro apporte déjà à chaque copropriété

Business comprend tout Pro :

• les factures du mois, les dépenses et le rapprochement bancaire ;
• les contrats, les assurances, les maintenances et l’inventaire avec leurs alertes, et les relevés des compteurs ;
• les annonces aux résidents ;
• les colis, les laissez-passer visiteurs et le registre des incidents de la loge.

Au-delà de ce que Business comprend, les lots, les sièges et le stockage sont facturés à l’usage. Voir les forfaits.

Ce que Leasdesk ne fait pas

Leasdesk ne tient pas les assemblées générales : il ne rédige ni la convocation ni le procès-verbal et ne recueille pas les votes. Il ne tient pas non plus la comptabilité des copropriétés : ni grand livre, ni budget prévisionnel, ni comptes annuels. Le cabinet garde ses outils pour cela ; une annonce prévient les résidents de la date de l’assemblée et peut porter la convocation et le procès-verbal en pièces jointes, et les factures, les dépenses et le relevé bancaire de chaque copropriété s’exportent en CSV.

Comment un cabinet démarre

Créez un compte et choisissez « Un groupe de propriétés » dans l’assistant de configuration :

1. votre société, puis la première propriété ;
2. Business, les informations de facturation, une facture pour la société ou une par propriété, et le Checkout avec son essai gratuit ;
3. le formulaire de vérification ;
4. les bâtiments et les lots générés à partir des blocs et des étages, puis les espaces communs et leurs règles ;
5. l’invitation des gestionnaires, du personnel et des gardiens.

Les autres copropriétés rejoignent ensuite la même organisation. L’application et les e-mails suivent la langue de chaque personne : français, anglais, espagnol ou portugais.

Une seule copropriété ?

Un syndic bénévole ou le gestionnaire d’une seule copropriété n’a pas besoin de ce parcours : pour les gestionnaires, où Starter est gratuit.