Réservation des espaces communs en copropriété
Langue faisant foi : l’anglais. Cette traduction est proposée pour commodité ; en cas de conflit, la version anglaise prévaut.
À voir aussi : Facturation et charges · Tickets et maintenance · Forfait gratuit · Questions fréquentes
Les résidents réservent eux-mêmes
La salle commune, la piscine, l’espace barbecue, le court de tennis : dans Leasdesk, chaque espace commun porte ses règles, et les résidents réservent sur un calendrier partagé, sans passer par un cahier ni par une chaîne d’e-mails. La réservation des espaces communs fait partie de Starter, le forfait gratuit ; les frais d’une réservation sont facturés au lot à partir de Pro.
Les règles de chaque espace
Sur la fiche d’un espace commun, vous fixez :
- une plage d’ouverture, la même chaque jour ;
- la durée d’un créneau : une réservation commence sur un créneau compté depuis l’ouverture et en dure un ou plusieurs ;
- la durée maximale d’une réservation ;
- un quota mensuel par lot ;
- des frais par réservation ;
- l’approbation, si une réservation doit être validée avant d’être confirmée.
L’espace garde aussi ses photos et ses fichiers, comme son règlement d’utilisation.
Les règles se vérifient à l’heure de la propriété, celle de son fuseau horaire, d’où que l’on réserve. Deux réservations ne se chevauchent jamais sur un même espace : la seconde est refusée.
Le calendrier partagé
Les réservations s’affichent en liste, sur les heures de la semaine ou sur le mois, filtrées par dates ou par espace. Un résident voit tout ce qui est pris ; les réservations des autres apparaissent sans nom, le créneau est simplement occupé. Dans la semaine, un clic sur un créneau libre ouvre la réservation.
Votre équipe liste les réservations de toute l’organisation, d’une propriété à l’autre, et chacun retrouve les siennes.
Réserver pour son lot
Un résident réserve depuis son téléphone ou son ordinateur. Quand l’espace a des frais ou un quota, il choisit l’un des lots où il habite : c’est ce lot qui consomme le quota et à qui les frais seront facturés. On ne réserve jamais dans le passé.
Si l’espace demande une approbation, la réservation reste En attente jusqu’à la décision ; si le résident la modifie, elle repasse En attente. Il annule la sienne à tout moment, et le créneau se libère.
L’approbation
Approuver ou refuser demande le droit de modifier les réservations, que le gestionnaire et le personnel ont. Le menu affiche le nombre de réservations en attente, pour que rien ne reste sans réponse. Un refus libère le créneau ; une modification faite par votre équipe garde le statut de la réservation.
Les e-mails de celui qui réserve
Celui qui réserve reçoit un e-mail et une notification dans l’application quand sa réservation est enregistrée, mise en attente, approuvée, refusée ou annulée, quelle que soit la personne qui l’a annulée. Les heures sont celles de la propriété, et chaque message part dans sa langue.
Une vérification quotidienne lui rappelle, une seule fois, chaque réservation confirmée qui commence dans les 24 heures suivantes.
Les frais sur la facture du lot (Pro)
Les frais de l’espace se copient sur la réservation. Une fois la réservation terminée, ils apparaissent sur la facture suivante du lot, avec ses autres lignes du mois. Une réservation annulée après avoir été facturée est créditée sur une facture suivante.
Les frais se fixent dès Starter, mais seul Pro émet les factures : voir la facturation.
Pour qui
Un syndic bénévole ou un conseil syndical règle les espaces une fois, puis laisse les résidents réserver. Un cabinet qui gère plusieurs copropriétés sur Business suit toutes les réservations d’une propriété à l’autre : voir pour les syndics.
Ce que la réservation ne fait pas
Des horaires différents selon le jour ? Non : un espace a une seule plage d’ouverture, la même tous les jours, et pas de dates de fermeture.
Plusieurs réservations en même temps sur un espace ? Non : un espace accueille une réservation à la fois.
Limiter les réservations à l’avance, ou fixer un délai d’annulation ? Non : pas de limite d’anticipation, et le résident annule à tout moment.
Une caution, une liste d’attente, un paiement par carte ? Non. Les frais passent par la facture du lot, sur Pro.
Un flux iCal pour son agenda ? Non, le calendrier se consulte dans Leasdesk.
Le gestionnaire est-il prévenu par e-mail d’une demande ? Non : le compteur du menu montre les réservations en attente.
Créez votre compte, ajoutez vos espaces communs dans l’assistant de configuration et laissez les résidents réserver.