Politique de confidentialité

Langue faisant foi : anglais. Des traductions (p. ex. en espagnol, en portugais) peuvent être fournies pour votre commodité ; en cas de conflit, la version anglaise prévaut, sauf lorsque le droit local impératif en dispose autrement.

Documents connexes : Conditions d’utilisation | Politique relative aux cookies

1. Qui nous sommes et comment nous contacter

La présente Politique de confidentialité explique comment PixelPleno LTDA (“Leasdesk”, “nous”, “notre”) collecte, utilise, partage et protège les données personnelles lorsque vous visitez nos sites web, créez un compte ou utilisez nos applications et services connexes (le “Service”).

Le Service est conçu pour les clients de l’exploitation de copropriétés et de propriétés sur des marchés comprenant les États-Unis, le Canada, le Brésil, le Mexique, le Chili, la Colombie et les pays de la zone euro, et peut être accessible depuis d’autres lieux.

Contact confidentialité : privacy@leasdesk.com
Entité juridique : PixelPleno LTDA, CNPJ 62.416.625/0001-96, São Paulo, Brésil
Délégué à la protection des données / responsable de la confidentialité : Équipe Confidentialité et Protection des données.

Si vous êtes au Brésil, vous pouvez également nous contacter à la même adresse e-mail pour exercer vos droits au titre de la LGPD. Autorité de contrôle : Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD), le cas échéant.

2. Champ d’application — les données de qui, les règles de qui

La présente Politique couvre les données personnelles que nous traitons en tant que :

(A) Responsable du traitement — lorsque nous déterminons les finalités et les moyens (par exemple l’inscription d’un compte chez nous, notre relation de facturation, la Vérification Business, notre site marketing et nos propres journaux de sécurité) ; et

(B) Sous-traitant — lorsque nous traitons des données pour le compte d’une Organisation cliente aux fins de l’exploitation de la copropriété dans le Service (par exemple les résidents liés aux lots, les tickets, les réservations, les maintenances, les factures dans le produit et les quotes-parts de dépenses). Dans ce cas, l’Organisation est le responsable du traitement ; ses avis de confidentialité et ses instructions s’appliquent également. Les résidents et le personnel devraient en général contacter d’abord leur Organisation pour ces données.

La présente Politique ne couvre pas les sites web ou services tiers que nous ne contrôlons pas (y compris le traitement propre à Stripe tel que décrit dans les politiques de Stripe), sauf pour expliquer que nous les utilisons.

3. Rôles sur la plateforme (transparence)

Que le client soit un syndicat de copropriété ou une administradora, la répartition des rôles sur la plateforme est la même. Des libellés propres à chaque pays peuvent figurer dans les avis locaux.

4. Données personnelles que nous collectons

Selon la manière dont vous utilisez le Service, nous pouvons traiter :

4.1 Compte et profil

Adresse e-mail ; mot de passe ou identifiants de connexion et état de la 2FA ; nom ; téléphone ; préférence de langue (p. ex. en / es / pt / fr) ; rôle du compte et appartenance à une Organisation.

4.2 Identité de l’Organisation et facturation

Nom de l’Organisation ; identifiant fiscal ; adresse de facturation et adresse légale ; forfait ; jetons de moyen de paiement via Stripe (nous ne stockons pas les numéros de carte complets) ; factures et état des paiements pour les frais que vous nous payez.

4.3 Vérification Business

Documents de la société et pièces d’identité facultatives téléversés pour la vérification Business (ou similaire). Traitez-les comme sensibles ; ne soumettez que ce que nous demandons.

4.4 Structure et exploitation de la copropriété (en général l’Organisation comme responsable du traitement)

Bâtiments, lots, espaces communs, places de parking, équipements, métadonnées du règlement ; tickets (y compris les commentaires) ; réservations ; calendriers de maintenance ; liens des résidents aux lots (Propriétaire/Locataire et informations de séjour telles que saisies par l’Organisation).

4.5 Registres financiers dans le produit (en général l’Organisation comme responsable du traitement)

Factures émises, paiements enregistrés, quotes-parts de dépenses et lignes CSV de relevé bancaire importées par l’Organisation. Il n’y a aucune connexion bancaire en direct. Les Résidents ne paient pas Leasdesk par l’intermédiaire du Service pour les charges de copropriété, sauf si nous l’activons ultérieurement dans le cadre de conditions mises à jour et de la présente Politique.

4.6 Fichiers et photos

Fichiers téléversés associés aux tickets ou à d’autres fonctionnalités. Règle du produit (non configurable par le client) : les photos sont publiques dans les contextes du produit où elles sont affichées ; tous les autres fichiers téléversés sont privés. Ne téléversez pas de photos que vous n’êtes pas disposé à voir affichées publiquement dans ces contextes.

4.7 Données techniques et d’utilisation

Adresse IP ; type d’appareil et de navigateur ; localisation approximative dérivée de l’adresse IP ; horodatages ; données de journalisation, dont un journal de chaque connexion (compte, adresse IP et horodatage) ; cookies et technologies similaires (voir la Politique relative aux cookies) ; URL de provenance ; événements d’utilisation des fonctionnalités ; enregistrements de session de Microsoft Clarity sur le site marketing, uniquement si vous acceptez les cookies d’analyse.

4.8 Communications

Messages d’assistance ; reçus par e-mail que nous envoyons (dans la langue du destinataire lorsqu’elle est configurée) ; contenu des sondages ou retours si vous en fournissez.

4.9 Sources

Données que vous ou votre Organisation soumettez ; données créées par l’utilisation du Service ; prestataires de paiement (Stripe) ; outils de sécurité et de lutte contre la fraude que nous activons ; sources publiquement accessibles uniquement si nous les utilisons pour la vérification ou la prévention des abus et que nous divulguons cette utilisation lorsque requis.

Nous ne vous demandons pas de fournir plus de données que nécessaire aux finalités ci-dessous ; si vous refusez de fournir les données de compte ou de facturation requises, il se peut que vous ne puissiez pas utiliser certaines parties du Service.

5. Finalités et bases légales

Nous traitons les données personnelles aux finalités ci-dessous. Les bases légales varient selon le pays. Lorsque des bases de type RGPD ou LGPD s’appliquent, nous nous fondons sur :

Les intérêts légitimes (lorsqu’ils sont invoqués) comprennent la sécurisation du Service, la prévention de la fraude, l’amélioration de la fiabilité et l’exploitation d’une activité SaaS B2B. Vous pouvez vous y opposer lorsque le droit local le permet (voir l’article 11).

Nous n’utilisons pas les données d’exploitation de copropriété des Organisations pour entraîner des modèles d’IA générative publics destinés à des produits commerciaux sans rapport. Si cela devait changer, nous mettrons d’abord à jour la présente Politique et obtiendrons tout consentement ou toute clause contractuelle requis.

6. Lorsque nous agissons en tant que sous-traitant

Pour les données personnelles d’exploitation de copropriété que l’Organisation saisit ou génère, Leasdesk les traite selon les instructions de l’Organisation et conformément à nos Conditions / à tout DPA. Nous nous engageons à :

• ne traiter que pour fournir le Service et selon les instructions (y compris la présente Politique et les Conditions) ;
• exiger la confidentialité du personnel ayant accès ;
• recourir aux sous-traitants ultérieurs décrits à l’article 7.1, avec les contrats appropriés ;
• aider aux demandes des personnes concernées dans la mesure raisonnablement nécessaire, en orientant les demandes des résidents vers l’Organisation lorsque cela est approprié ;
• aider aux notifications de sécurité et de violation comme l’exigent la loi et le contrat ;
• supprimer ou restituer les données à la fin du contrat selon le comportement du produit et les Conditions (compte tenu des règles d’anonymisation / verrouillage et d’effacement définitif ci-dessous), sauf si la loi exige leur conservation.

Les Organisations sont responsables de disposer d’une base légale pour saisir les données des résidents et du personnel, de leurs propres avis de confidentialité et de la configuration correcte des accès.

7. Comment nous partageons les données personnelles

Nous ne partageons les données personnelles que dans la mesure nécessaire aux finalités ci-dessus :

7.1 Prestataires de services (sous-traitants / opérateurs)

• Stripe — traitement des paiements ; compte marchand de Leasdesk enregistré au Brésil.
• Google Analytics 4 — mesure d’utilisation sur le site marketing et dans l’application, uniquement une fois les cookies d’analyse acceptés ; dans l’application, il ne reçoit que le type de page consultée (le modèle de son adresse), jamais les identifiants, recherches, noms ou liens de la page ; données traitées par Google.
• Microsoft Clarity — enregistrements de session, cartes de chaleur et mesure d’utilisation sur le site marketing uniquement, une fois les cookies d’analyse acceptés ; il ne fonctionne pas dans l’application ; données traitées par Microsoft.
• Hébergement / infrastructure — Microsoft Azure, région West US 3 (Arizona, États-Unis) : serveurs d’application, base de données, stockage de fichiers et journaux.
• Diffusion de contenu et sécurité — Cloudflare, sur son réseau mondial : diffusion des sites web, des pages de l’application et des requêtes vers notre API, DNS, journaux de requêtes de courte durée et vérification de sécurité Turnstile sur les formulaires de connexion, d’inscription et de récupération du mot de passe de l’application.
• E-mail / messagerie transactionnelle — Azure Communication Services (Microsoft), données localisées aux États-Unis.
• Messagerie professionnelle — Microsoft 365, pour les messages que vous envoyez à nos adresses.
• Outils d’assistance client — dans l’application.
• Conseillers professionnels (avocats, comptables) sous confidentialité.

7.2 Au sein de votre Organisation

Les Gestionnaires et le Personnel voient les données selon les rôles que l’Organisation attribue. Les photos publiques sont visibles dans les contextes du produit décrits ci-dessus.

7.3 Obligations légales et sécurité

Nous pouvons divulguer des données si nous estimons de bonne foi que la loi, la réglementation, une procédure judiciaire ou une demande gouvernementale l’exige ; pour protéger les droits, la sécurité et la sûreté de Leasdesk, de nos utilisateurs ou du public ; ou pour détecter et prévenir la fraude ou les incidents de sécurité.

7.4 Transferts d’entreprise

Si nous sommes impliqués dans une fusion, une acquisition, un financement, une réorganisation, une faillite ou une vente d’actifs, les données personnelles peuvent être transférées dans le cadre de cette transaction, sous réserve d’une confidentialité appropriée et du maintien d’une protection conforme à la présente Politique (ou d’un avis des modifications).

7.5 À votre demande

Nous pouvons partager des données lorsque vous ou l’Organisation nous le demandez (par exemple un export ou une intégration que vous activez).

Nous ne vendons pas de données personnelles. Nous ne partageons pas de données personnelles à des fins de publicité comportementale intercontextuelle constituant une “vente” / un “partage” au sens des lois de type CCPA/CPRA, sauf si nous mettons à jour la présente Politique et proposons les options de refus requises. Si nos pratiques changent, nous fournirons les avis et les choix requis.

8. Transferts internationaux

Les données personnelles peuvent être traitées au Brésil et dans d’autres pays où nous ou nos prestataires exerçons nos activités (y compris là où se situe l’hébergement — États-Unis). Nos sites web, les pages de l’application et les requêtes vers notre API passent par le réseau mondial de Cloudflare, qui traite chaque requête depuis un emplacement proche du visiteur.

Lorsque requis, nous utilisons des garanties appropriées, qui peuvent comprendre : des clauses contractuelles ; les mécanismes de transfert international approuvés au titre de la LGPD ; les décisions d’adéquation lorsqu’elles sont reconnues ; et des conditions de prestataires comprenant des protections en matière de transfert. Le stockage principal se situe dans Microsoft Azure, West US 3 (États-Unis).

Vous comprenez que d’autres pays peuvent avoir des règles de protection des données différentes de celles de votre pays d’origine.

9. Conservation

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire aux finalités ci-dessus, notamment :

• Compte actif / espace de travail de l’Organisation : pendant la durée de vie du compte plus une période de clôture raisonnable ;
• Registres de facturation et fiscaux : 5 ans après la fin de l’année à laquelle ils se rapportent, ou plus longtemps lorsqu’une autre loi applicable l’exige ;
• Vérification Business (les documents et informations d’une demande) : 5 ans après la décision rendue sur la demande ;
• Journaux de connexion (compte, adresse IP et horodatage de chaque connexion) : 6 mois, y compris après la suppression du compte, comme l’exige le Marco Civil da Internet brésilien (Loi 12.965/2014, art. 15) ;
• Autres journaux des serveurs, et journaux de requêtes de Cloudflare : jusqu’à 30 jours ;
• Registres de consentement (vos choix en matière de cookies) : 5 ans à compter de chaque choix.

Suppression du compte : anonymise et verrouille le compte utilisateur. Elle n’efface pas définitivement tous les enregistrements d’exploitation dont il est l’auteur et qui demeurent nécessaires à la continuité de l’Organisation, à l’audit, aux litiges ou à la conservation légale. Les enregistrements supprimés logiquement suivent la conservation du produit. Les journaux d’audit Business sont conservés pendant la durée du forfait Business et toute période plus longue exigée par la loi — au moins 2 ans.

Les journaux de connexion et les registres de consentement sont supprimés à la fin de leur durée. Les autres données ne sont pas encore supprimées automatiquement : un élément supprimé dans le Service est masqué et conservé, et les fichiers qui y sont joints passent dans un stockage froid et sont conservés, afin que l’historique, les audits et les litiges d’une Organisation restent complets. Vous pouvez nous demander d’effacer vos données personnelles à privacy@leasdesk.com ; nous répondons comme l’exige la loi applicable, en conservant ce que les durées ci-dessus nous obligent à conserver. Les sauvegardes de la base de données sont éliminées par rotation dans un délai de 35 jours.

10. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures administratives, techniques et organisationnelles adaptées au risque, y compris des contrôles d’accès, le chiffrement en transit, la séparation des outils d’administration client de notre application d’administration interne et des pratiques de moindre privilège pour le personnel.

Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est totalement sûre. Vous êtes responsable de la protection des identifiants de votre compte et de la configuration soigneuse des rôles de l’Organisation. Signalez-nous sans délai tout soupçon d’accès non autorisé à privacy@leasdesk.com ou security@leasdesk.com.

11. Vos droits

Selon votre pays et notre rôle (responsable du traitement ou sous-traitant), vous pouvez avoir le droit de :

• Accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet ;
• Rectifier les données inexactes ;
• Supprimer les données (sous réserve de la conservation légale et du comportement d’anonymisation / verrouillage du produit) ;
• Obtenir la portabilité des données dans un format structuré, le cas échéant ;
• Limiter certains traitements ou vous y opposer (y compris les traitements fondés sur l’intérêt légitime) ;
• Retirer votre consentement lorsque le traitement est fondé sur le consentement (sans affecter la licéité du traitement antérieur) ;
• Déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle (p. ex. l’ANPD au Brésil ; le CPVP ou les autorités provinciales au Canada ; les procureurs généraux des États ou les régulateurs de la vie privée aux États-Unis ; les autorités locales au Chili et en Colombie).

Comment les exercer : écrivez à privacy@leasdesk.com. Nous pourrions devoir vérifier votre identité. Si nous ne traitons vos données qu’en tant que sous-traitant pour une Organisation, nous vous redirigerons vers cette Organisation ou l’aiderons à répondre.

Nous répondrons dans les délais exigés par le droit applicable (par exemple les délais de la LGPD au Brésil).

11.1 Brésil (LGPD)

Les personnes concernées disposent de droits en vertu de la Loi 13.709/2018, y compris la confirmation du traitement, l’accès, la rectification, l’anonymisation / le blocage / la suppression des données inutiles, la portabilité, l’information sur le partage, la révocation du consentement et le recours auprès de l’ANPD. Les données sensibles (p. ex. certaines pièces d’identité) bénéficient d’une protection renforcée.

11.2 Canada

Droits et garanties en vertu de la LPRPDE (PIPEDA) et des lois provinciales applicables (p. ex. la Loi 25 du Québec, le cas échéant). Vous pouvez contester la conformité de nos pratiques de confidentialité via le contact ci-dessus et, à défaut de résolution, auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou des commissaires provinciaux.

11.3 États-Unis

Lorsque des lois d’État s’appliquent (p. ex. le CCPA/CPRA de Californie si nous atteignons les seuils), vous pouvez avoir le droit de savoir, de supprimer, de rectifier et de refuser la vente / le partage. Nous honorerons les demandes requises et n’exercerons aucune discrimination pour l’exercice de ces droits.

11.4 Chili et Colombie

Les droits en vertu des lois applicables sur les données personnelles (y compris l’accès, la rectification, la suppression et la plainte auprès des autorités locales) seront honorés comme requis. Des avis locaux abrégés peuvent être ajoutés en annexe sans modifier le cœur du Service.

12. Cookies et technologies similaires

Nous utilisons des cookies et des technologies similaires sur les sites marketing et dans l’application. Les cookies essentiels sont nécessaires au Service. Lors de votre première visite, un bandeau de cookies vous permet d’accepter ou de refuser les cookies d’analyse en un seul clic, ou de choisir via Personnaliser. Google Analytics 4 mesure les visites sur le site marketing et dans l’application, et Microsoft Clarity sur le site marketing uniquement (où il enregistre aussi les sessions), uniquement une fois votre accord donné ; dans l’application, Google Analytics 4 ne reçoit que le type de page, jamais ses identifiants, recherches ou noms. Vous pouvez modifier ou retirer votre choix à tout moment via Paramètres des cookies, en bas de chaque page du site marketing et, dans l’application, dans le menu du compte ainsi que sur les pages de connexion et d’inscription. Le retrait empêche le chargement des deux outils, demande à Clarity d’effacer ses cookies et supprime les cookies d’analyse de nos domaines. Nous ne déposons pas de cookies marketing. Voir la Politique relative aux cookies pour les catégories, l’inventaire et le registre que nous tenons de votre choix.

13. Enfants

Le Service s’adresse aux utilisateurs professionnels et de la gestion immobilière. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles d’enfants n’ayant pas l’âge requis par le droit local dans ce contexte (et jamais de moins de 13 ans aux États-Unis). Si vous pensez qu’un enfant a fourni des données, contactez-nous et nous prendrons les mesures appropriées.

14. Décisions automatisées

Nous ne prenons pas de décisions exclusivement automatisées produisant des effets juridiques ou d’importance similaire à l’égard des personnes sans intervention humaine, à l’exception de contrôles limités du risque de fraude / de paiement avec Stripe ou des systèmes de sécurité. Vous pouvez demander un examen humain lorsque le droit local l’exige.

15. Préférences de communication

Les e-mails transactionnels (sécurité, facturation, avis produit) font partie du Service. Lorsque nous envoyons du marketing facultatif, vous pouvez vous désabonner via le lien dans l’e-mail ou en nous contactant. La langue des e-mails suit la préférence du destinataire lorsqu’elle est configurée (en / es / pt / fr).

16. Modifications de la présente Politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique en publiant une nouvelle version et en révisant la date de “Dernière mise à jour”. Les modifications substantielles seront notifiées par e-mail ou par un avis dans le produit lorsque la loi l’exige ou dans la mesure du raisonnable. La poursuite de l’utilisation après la date d’entrée en vigueur vaut acceptation lorsque la loi le permet ; si vous n’êtes pas d’accord, cessez d’utiliser le Service et demandez l’anonymisation / le verrouillage de votre compte comme prévu dans le produit.

17. Identité du responsable du traitement et avis supplémentaires

Responsable du traitement (pour les données de l’article 2(A)) : PixelPleno LTDA, CNPJ 62.416.625/0001-96, São Paulo, Brésil.

Des annexes propres à chaque pays (résumé LGPD, résumé LPRPDE (PIPEDA), avis des États américains) peuvent être liées depuis cette page sans modifier les fonctionnalités du produit d’un marché à l’autre.

18. Contact et plaintes

Confidentialité : privacy@leasdesk.com
Juridique : legal@leasdesk.com
Sécurité : security@leasdesk.com

Si vous avez une préoccupation non résolue, vous pouvez contacter votre autorité locale de protection des données en plus de nous.

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