Logiciel de gestion de copropriété pour syndic bénévole

Langue faisant foi : l’anglais. Cette traduction est proposée pour commodité ; en cas de conflit, la version anglaise prévaut.

À voir aussi : Pour les syndics · Facturation et charges · Réservation des espaces communs · Tickets et maintenance · Forfait gratuit · Questions fréquentes · Forfaits

Une copropriété, un seul endroit

Leasdesk est un logiciel de gestion de copropriété pour ceux qui en gèrent une seule. Les demandes des résidents, les espaces communs, les charges du mois et les accès de chacun vivent au même endroit, et non plus entre une boîte mail et un tableur.

Le personnel sur place et les résidents chez eux ouvrent la même application web, sur l’ordinateur ou le téléphone.

À qui il s’adresse

• Le syndic bénévole ou non professionnel, et le syndic coopératif.
• Le conseil syndical et son président.
• Le gestionnaire d’une seule copropriété ou résidence.
• Une résidence de maisons, un lotissement ou une association syndicale (ASL) : un lot n’a pas besoin d’un bâtiment.
• Le conseil d’administration d’un syndicat de copropriété, pour un immeuble de condos.

Une semaine de travail, et ce que Leasdesk en fait

Les demandes, du signalement à la clôture

Un résident signale une fuite. Le ticket porte une priorité et un lot, vous l’attribuez à un responsable, et il passe d’Ouvert à Fermé avec des commentaires et des photos. Le déclarant reçoit un e-mail quand quelqu’un d’autre change le statut, le responsable quand le ticket lui est attribué, et tous deux à chaque commentaire d’une autre personne. Le déclarant peut fermer son ticket et le rouvrir dans les sept jours. Voir tickets et maintenance.

Les espaces communs, réservés selon leurs règles

Chaque espace porte ses horaires, la durée des créneaux, un quota mensuel par lot, des frais et, si besoin, une approbation. Les résidents réservent eux-mêmes sur le calendrier partagé. Vous approuvez ce qui doit l’être ; celui qui réserve reçoit un e-mail à chaque étape, et un rappel dans les 24 heures qui précèdent une réservation confirmée. Voir la réservation des espaces communs.

Les charges du mois (Pro)

Émettez le mois en une étape. Chaque lot reçoit sa facture : les charges ou la cotisation, les réservations terminées, sa quote-part des dépenses selon son coefficient et une pénalité de retard sur ce qui reste dû. Les résidents du lot qui y ont un compte reçoivent sa facture par e-mail, avec un lien pour l’ouvrir et en télécharger le PDF.

Leasdesk n’encaisse rien : les résidents paient comme aujourd’hui, vous enregistrez le paiement et envoyez le reçu. Importez le CSV de la banque : Leasdesk suggère la facture de chaque ligne, vous confirmez en un clic, un virement se répartit sur plusieurs factures et les frais bancaires s’ignorent. Voir facturation et charges.

Les résidents, invités lot par lot

Invitez chaque foyer depuis son lot, comme propriétaire ou locataire, avec ses dates d’entrée et de sortie. Un résident voit ses lots et ce qui les concerne : ses factures, ses réservations, ses tickets, les annonces qui lui sont destinées, ses colis et ses laissez-passer, le règlement, les dépenses de la propriété et le calendrier des maintenances. Rien des autres lots. Il n’occupe jamais un siège du personnel.

Les annonces (Pro)

Une coupure d’eau jeudi ? Publiez une annonce pour toute la propriété, un bâtiment ou des lots choisis. Chaque résident concerné la reçoit par e-mail, dans sa langue, et la retrouve dans l’application.

La loge : colis et visiteurs (Pro)

S’il y a un gardien, il enregistre les colis reçus pour un lot, et le foyer est prévenu aussitôt. Les résidents créent des laissez-passer visiteurs avec code QR ; le gardien les scanne à la loge et chaque arrivée entre au registre. Le registre des incidents garde le reste.

Contrats, assurances, maintenances (Pro)

Le contrat de l’ascenseur avec son préavis, l’assurance avec sa date de fin, les maintenances avec leur périodicité. Une vérification quotidienne prévient par e-mail avant chaque échéance.

Un conseil syndical peut le faire tourner

Leasdesk ne suppose pas un cabinet derrière la copropriété. C’est un logiciel pour syndic bénévole : un président de conseil syndical ou le trésorier bénévole d’une ASL émet le mois, enregistre les paiements et suit les tickets depuis son téléphone, sans back-office.

• Invitez les membres du conseil comme Gestionnaire ou Personnel, et le gardien comme Gardien.
• Les dossiers appartiennent à la copropriété, pas à une boîte mail : quand le conseil change, le dernier administrateur passe la main avant de partir.
• Une résidence de maisons fonctionne aussi : les lots peuvent appartenir directement à la propriété, sans bâtiment.

Ce que Leasdesk ne fait pas

Leasdesk ne gère ni l’assemblée générale (convocation, votes, procès-verbal) ni la comptabilité de la copropriété (grand livre, budget prévisionnel, comptes annuels). À partir de Pro, une annonce prévient les résidents de la date de l’assemblée et peut porter la convocation et le procès-verbal en pièces jointes, et les factures, les dépenses et le relevé bancaire s’exportent en CSV pour qui tient les comptes.

Starter est gratuit, Pro quand vous en avez besoin

Starter est gratuit pour une propriété, avec des plafonds de lots, de sièges du personnel et de stockage. Pas d’essai, pas de carte. Il couvre la structure (bâtiments, lots, espaces communs), les résidents, le règlement, les tickets et les réservations.

Pro ajoute :

• les factures, les dépenses et le rapprochement bancaire ;
• les contrats, les assurances, les maintenances et l’inventaire avec leurs alertes, et les relevés des compteurs ;
• les annonces aux résidents ;
• les colis, les laissez-passer visiteurs et le registre des incidents de la loge.

Pro commence par un essai gratuit, la carte enregistrée ; rien n’est débité avant la fin. Au-delà de ce que Pro comprend, les lots, les sièges et le stockage sont facturés à l’usage. Voir les forfaits.

Démarrer avec l’assistant de configuration

Créez un compte et choisissez « Une propriété ». L’assistant :

1. demande la copropriété dans un seul formulaire ;
2. propose Starter, ou Pro avec son essai ;
3. génère les bâtiments et les lots à partir des blocs et des étages, avec un aperçu modifiable ;
4. ajoute les espaces communs depuis une liste, avec leurs règles de réservation ;
5. invite les gestionnaires, le personnel et le gardien.

Une visite guidée présente ensuite chaque page, et le bouton Aide la rejoue.

En quatre langues

L’application, chaque e-mail et le PDF des factures suivent la langue de chaque personne : français, anglais, espagnol ou portugais, avec les dates et les montants écrits à sa façon.

Plusieurs copropriétés ?

Un syndic professionnel ou un cabinet qui gère plusieurs copropriétés suit un autre parcours : pour les syndics.