Facturation des charges de copropriété et rapprochement bancaire

Langue faisant foi : l’anglais. Cette traduction est proposée pour commodité ; en cas de conflit, la version anglaise prévaut.

À voir aussi : Réservation des espaces communs · Tickets et maintenance · Forfait gratuit · Questions fréquentes

Les charges du mois, lot par lot (Pro)

Leasdesk est un logiciel de gestion de copropriété, et sa facturation fait partie du forfait Pro. Chaque mois, chaque lot reçoit sa facture : ses frais mensuels, les réservations payantes terminées, sa quote-part des dépenses et, si la propriété l’a prévu, une pénalité de retard. Votre équipe enregistre les paiements et rapproche le relevé de la banque ; chaque résident retrouve ses factures dans l’application.

Émettre le mois

L’émission ne part jamais toute seule. Un administrateur de l’organisation ou un gestionnaire choisit l’année, le mois et la date d’échéance, puis consulte l’aperçu de ce que l’émission va produire avant d’émettre.

• Une facture par lot qui a quelque chose à facturer, numérotée à la suite des précédentes de la propriété.
• Un lot qui a déjà une facture valide pour ce mois est laissé de côté : émettre deux fois ne facture pas deux fois.

Les lignes d’une facture

• Les frais mensuels du lot, fixés sur sa fiche.
• Les réservations terminées d’un espace commun payant, une ligne par réservation confirmée. Une réservation annulée après avoir été facturée est créditée sur une facture suivante.
• La quote-part des dépenses, selon le coefficient du lot, au centime près. Une dépense rattachée à un bâtiment se répartit entre les seuls lots de ce bâtiment.
• La pénalité de retard, si la propriété fixe un pourcentage : ce pourcentage du solde impayé, une fois par facture en retard, à l’émission suivante.

Charges et avoirs à la main

Une ligne s’ajoute à la main sur une facture encore ouverte : un montant positif est une charge, un montant négatif un avoir. Le total ne descend jamais sous ce qui a déjà été réglé. Une facture sans paiement peut être annulée ; quand toutes les factures d’un mois sont annulées, les dépenses de ce mois repartent dans l’émission suivante.

Les paiements, enregistrés par votre équipe

Leasdesk n’encaisse rien. Les résidents paient comme aujourd’hui, et votre équipe enregistre chaque paiement sur la facture, avec son moyen : espèces, virement, carte ou autre, une simple indication.

• Un paiement partiel est accepté ; un paiement supérieur au solde est refusé.
• La facture passe à Réglée quand son solde tombe à zéro.
• Un paiement saisi par erreur se supprime, et la facture se rouvre.
• Chaque paiement enregistré envoie aux résidents du lot un reçu par e-mail avec le solde restant, et une notification dans l’application.

Ce que reçoivent les résidents

À l’émission, les résidents qui habitent le lot ce jour-là et y ont un compte reçoivent la facture par e-mail, chacun dans sa langue : ses lignes, son total, son échéance et un lien vers la facture dans l’application. Votre équipe peut renvoyer l’e-mail.

Le PDF n’est pas joint au message : il se télécharge depuis la facture. C’est une page A4 avec les lignes, les paiements et le solde, dans la langue de celui qui le télécharge.

Dans l’application, un résident voit les factures des lots où il habite et leurs PDF, ainsi que les dépenses de la propriété. Rien des autres lots.

Les dépenses, et où sont allées leurs parts

Chaque dépense porte une catégorie, un fournisseur, un bâtiment si elle ne concerne que lui, ses fichiers et le jour où la propriété l’a payée. Sa page montre sur quelles factures ses parts ont été portées.

Le rapprochement bancaire

Importez le relevé de la banque en CSV, avec votre propre correspondance de colonnes ; une ligne déjà importée est écartée comme doublon.

• Une suggestion par ligne : la facture du lot dont le numéro figure dans le libellé, ou celle dont le solde est exactement le montant.
• Confirmer une ligne enregistre un paiement par virement et envoie le reçu.
• Fractionner un virement qui règle plusieurs factures.
• Ignorer une ligne sans rapport, et la restaurer plus tard.
• Rattacher une sortie d’argent à une dépense, qui passe à payée.

Le rapprochement demande le droit de modifier les factures. L’administrateur de l’organisation et le gestionnaire l’ont ; le rôle Personnel n’a pas accès à la facturation.

Exports et devise

• Les factures, les dépenses et le relevé bancaire s’exportent en CSV, pour qui tient les comptes.
• Chaque propriété a sa devise : ses factures, ses dépenses et ses paiements sont dans cette devise.

Un syndic bénévole émet le mois seul, depuis son téléphone. Un cabinet qui gère plusieurs copropriétés sur Business les facture chacune dans sa devise : voir pour les syndics.

Ce que la facturation ne fait pas

Les résidents peuvent-ils payer en ligne ? Non. Il n’y a pas de bouton de paiement : Stripe ne sert qu’à l’abonnement à Leasdesk. Un paiement s’enregistre à la main ou depuis le relevé.

Le mois s’émet-il tout seul ? Non, quelqu’un de votre équipe l’émet. Leasdesk n’envoie pas non plus de relance pour une facture en retard, et la pénalité est un pourcentage unique, pas un intérêt journalier.

Se connecte-t-il à la banque ? Non : ni flux bancaire, ni fichier OFX ou CAMT. Le relevé arrive en CSV.

Garde-t-il un trop-perçu en crédit ? Non : un paiement supérieur au solde est refusé. Le reçu part par e-mail, sans PDF.

Tient-il la comptabilité de la copropriété ? Non : ni grand livre, ni budget prévisionnel, ni comptes annuels. Les exports CSV servent à qui la tient.

Pour essayer la facturation sur votre copropriété, commencez l’essai gratuit de Pro ; si vous n’en avez pas besoin, Starter reste gratuit.