Facturer les charges de copropriété et rapprocher les paiements

Langue faisant foi : l’anglais. Cette traduction est proposée pour commodité ; en cas de conflit, la version anglaise prévaut.

Appeler les charges, enregistrer ce qui arrive, relier chaque virement à la bonne facture : c’est le cœur financier d’une copropriété, et c’est là que les erreurs coûtent le plus de soirées. Ce guide décrit une méthode qui tient la route, que vous soyez syndic bénévole, membre du conseil syndical ou gestionnaire professionnel. Les usages varient d’une copropriété et d’un pays à l’autre : le règlement de copropriété, les décisions de l’assemblée et la loi locale priment toujours sur ce qui suit, qui n’est ni un conseil juridique ni un conseil fiscal.

Ce qui se décide une fois

Le montant de chaque lot

Dans beaucoup de copropriétés, le point de départ est le budget annuel, approuvé comme le prévoit le règlement. Chaque lot en supporte une part, sa quote-part, fixée par les documents de la copropriété : des tantièmes, un pourcentage, une surface ou des parts égales. Deux façons de faire coexistent :

• une provision fixe : chaque lot paie une fraction du budget, la même à chaque période, et l’écart avec les dépenses réelles se régularise en fin d’exercice ;
• la répartition des dépenses réelles : à chaque période, les dépenses engagées sont réparties entre les lots selon leur quote-part.

Certaines copropriétés combinent les deux. Le rythme varie aussi : beaucoup appellent les fonds par trimestre, d’autres chaque mois. C’est au règlement et à l’assemblée d’en décider, pas à l’outil.

L’échéance

Fixez une date d’échéance stable et annoncez-la. Une échéance qui change crée des retards qui n’en sont pas.

La pénalité de retard

Si la copropriété veut sanctionner les retards, la règle doit être écrite : à partir de quand, sur quel montant, de combien. Le règlement de copropriété et la loi locale décident si une pénalité est permise et dans quelle limite ; dans certains pays, elle est strictement encadrée, ou réduite à des intérêts calculés après une mise en demeure. Vérifiez avant d’appliquer quoi que ce soit.

La façon de payer

Proposez une façon de payer par défaut, en général un virement sur le compte de la copropriété, et demandez que le libellé porte le numéro du lot. Ce simple détail rend le rapprochement bancaire bien plus rapide.

La routine du mois, étape par étape

1. Enregistrer les dépenses depuis la dernière émission, avec leur date et la facture du fournisseur, qu’elles soient déjà payées ou non.
2. Prévisualiser l’émission : vérifier le montant de chaque lot avant que rien ne parte.
3. Émettre une facture par lot, numérotée à la suite des précédentes.
4. Prévenir les copropriétaires : chacun reçoit sa facture, avec le détail des lignes et l’échéance.
5. Enregistrer les paiements au fil de leur arrivée, y compris les paiements partiels.
6. Rapprocher le relevé bancaire : chaque entrée d’argent reliée à sa facture, chaque sortie à sa dépense.
7. Relancer ce qui est en retard, poliment et par écrit, en gardant une trace.

Le même jour chaque mois, dans le même ordre : c’est la régularité qui évite les oublis.

Répartir une dépense selon les quotes-parts

Le principe est simple : chaque lot paie la dépense multipliée par sa quote-part, divisée par le total des quotes-parts concernées. La difficulté vient des centimes. Prenons une dépense de 100,00 qui ne concerne qu’un bâtiment de trois lots :

Arrondir chaque part de son côté laisserait un centime en route. Une règle simple : arrondir chaque part au centime inférieur, puis donner les centimes restants aux lots qui ont le plus perdu à l’arrondi, ici le lot A-3. Quelle que soit la règle choisie, elle doit rester la même d’un mois à l’autre, et la somme des parts doit toujours égaler la dépense.

Second principe : quand la copropriété compte plusieurs bâtiments, le règlement peut prévoir qu’une dépense propre à l’un d’eux, comme sa toiture, se répartisse entre les seuls lots de ce bâtiment ; dans ce cas, la répartir selon la quote-part générale serait une erreur.

Rapprocher le relevé bancaire

• Importez le relevé plutôt que de le recopier : un fichier CSV exporté depuis la banque suffit, et une ligne déjà importée ne doit pas l’être deux fois.
• Rapprochez par le numéro du lot cité dans le libellé ou, à défaut, par le montant exact dû.
• Fractionnez un virement qui règle plusieurs factures, par exemple deux échéances d’un coup, ou deux lots d’un même propriétaire.
• Mettez de côté les frais bancaires et les lignes sans rapport, sans les effacer.
• Reliez les sorties d’argent aux dépenses qu’elles paient.

Pourquoi chaque mois ? Parce qu’un écart se retrouve en quelques minutes quand il date de trois semaines, et en plusieurs soirées quand il date d’un an.

Les erreurs courantes

• Facturer deux fois le même mois. Votre méthode, ou votre outil, doit refuser une seconde facture pour le même lot et la même période.
• Modifier une facture déjà envoyée. Le copropriétaire a reçu un montant ; changez-le après coup et plus personne ne sait lequel est juste. Ajoutez plutôt une ligne de charge ou d’avoir, visible et datée.
• Appliquer une pénalité sans règle écrite. Elle sera contestée, et souvent à raison.
• Mélanger l’argent de la copropriété avec un autre. Tenez un compte au nom de la copropriété, distinct de celui du syndic et de celui de tout copropriétaire ; dans bien des pays, la loi l’exige, parfois avec des exceptions.

Comment Leasdesk s’y prend (Pro)

La facturation fait partie du forfait Pro de Leasdesk, détaillée sur la page Facturation et charges. Un point d’abord, en toute franchise : Leasdesk facture au mois, une facture par lot et par mois, et ne propose pas d’appel trimestriel. Si votre copropriété appelle ses fonds par trimestre, changer de rythme lui revient, souvent par un vote de l’assemblée ; vérifiez-le avant d’adopter l’outil.

Pour le reste, la routine ci-dessus s’y retrouve :

• un administrateur de l’organisation ou un gestionnaire choisit le mois et l’échéance, consulte l’aperçu, puis émet ; un lot qui a déjà une facture valide pour ce mois est laissé de côté ;
• chaque facture reprend les frais mensuels du lot, ses réservations payantes terminées, sa quote-part, selon son coefficient et au centime près, des dépenses pas encore facturées dont la date tombe au plus tard le dernier jour du mois, payées au fournisseur ou non, et une pénalité de retard si la propriété en fixe le pourcentage ;
• une dépense rattachée à un bâtiment se répartit entre les seuls lots de ce bâtiment ; un lot sans coefficient reste hors de la répartition, si bien qu’une copropriété qui n’appelle qu’une provision fixe laisse les coefficients vides ;
• une charge ou un avoir s’ajoute à la main sur une facture encore ouverte ;
• les résidents du lot qui y ont un compte reçoivent la facture par e-mail, chacun dans sa langue, avec un lien vers elle ; le PDF se télécharge depuis la facture ;
• votre équipe enregistre les paiements, partiels compris, et chaque paiement envoie un reçu avec le solde restant ;
• le relevé s’importe en CSV, jusqu’à 5 000 lignes ; Leasdesk suggère la facture de chaque ligne, un virement se fractionne, les frais s’ignorent et une sortie se rattache à une dépense ;
• la liste des factures se filtre sur les retards, et votre équipe peut renvoyer l’e-mail d’une facture pour relancer.

Ce qu’il ne fait pas : il n’encaisse rien (pas de paiement en ligne), n’émet pas le mois tout seul et n’envoie aucune relance automatique. Il gère un seul coefficient par lot : une dépense se répartit sur toute la propriété ou sur un bâtiment, pas selon d’autres clés. Il ne tient ni grand livre, ni budget, ni comptes annuels, si bien que la régularisation de fin d’exercice se calcule ailleurs. Les factures, les dépenses et le relevé s’exportent en CSV pour qui tient la comptabilité.

Les tickets et les réservations sont gratuits sur Starter ; la facturation fait partie de Pro, qui commence par un essai gratuit : voir la page Tarifs.