Como escolher um software para condomínio: checklist e plano grátis

Idioma vinculante: inglês. Esta tradução é oferecida por conveniência; em caso de conflito, prevalece a versão em inglês.

Trocar de sistema no meio da gestão dá trabalho: cadastrar de novo as unidades, convidar outra vez os moradores, ensinar tudo à equipe. Vale escolher com calma, com uma lista na mão, e testar com os dados de um condomínio de verdade antes de decidir.

Este guia traz um checklist, as perguntas que valem para qualquer fornecedor e o que esperar de um plano grátis. No fim, mostra como o Leasdesk se encaixa. A escolha também passa pelo que a convenção e a assembleia pedem, e pela lei local sobre dados pessoais e prestação de contas: na dúvida, consulte quem assessora o condomínio.

Quem está escolhendo

O que pesa na escolha muda com quem vai usar o sistema.

• Um síndico ou um conselho que administra um condomínio, muitas vezes com voluntários e sem escritório. Pesam a simplicidade, o custo, o acesso dos moradores e um histórico que fique com o condomínio quando a gestão muda. Veja a página para síndicos.
• Uma administradora com uma carteira de condomínios. Pesam ter todos os condomínios em um só lugar, o acesso de cada gestor limitado aos condomínios dele, funções sob medida, um registro de quem mudou o quê e a marca da empresa. Veja a página para administradoras.

Um checklist do que olhar

Perguntas para qualquer fornecedor

• O que não está incluído? Peça a lista do que o sistema não faz. Um “dá para fazer, sim” sem mostrar na tela vale pouco.
• O que acontece com os dados depois de um downgrade ou de um cancelamento? Continuam legíveis? Por quanto tempo? Dá para levá-los embora?
• Quais exportações existem? Faturas, pagamentos, despesas, moradores: em que formato e com que limite.
• Quem vê o quê? Um morador vê dados de outra unidade? O gestor de um condomínio vê o outro? A portaria vê as finanças?

Peça as respostas por escrito e guarde-as com a proposta. Elas valem mais do que a apresentação comercial.

O que um plano grátis deve cobrir

Um plano grátis só é útil se der para administrar um condomínio real com ele, e não apenas olhar as telas.

• O suficiente para o dia a dia: a estrutura (edifícios e unidades), os moradores, as ocorrências e as reservas de áreas comuns.
• Limites claros desde o início, de unidades, de usuários e de armazenamento, e o que acontece ao chegar a eles.
• Sem cartão. Um plano que pede cartão para ser grátis é um teste.
• Sem prazo. Um plano grátis com data para acabar também é um teste.
• Os dados à vista depois de uma mudança de plano, para que ninguém perca o histórico ao voltar para o grátis.

Como o Starter do Leasdesk se encaixa

O Starter é o plano grátis do Leasdesk, para uma propriedade: um prédio, um conjunto de edifícios, um condomínio de casas ou um loteamento fechado.

• Sem cartão e sem prazo. Escolher o Starter não abre nenhum pagamento.
• Limites firmes, à vista. Os limites de unidades, de vagas de equipe e de armazenamento estão nos cartões dos planos; ao chegar a um deles, o aplicativo pede uma mudança de plano em vez de cobrar o excedente. Os moradores nunca ocupam uma vaga.
• O que cobre: a estrutura, as áreas comuns e as reservas, as ocorrências, os moradores, o regulamento, os ativos, as vagas de estacionamento e o suporte dentro do aplicativo.
• O que fica nos planos pagos: as faturas, as despesas, a conciliação bancária e as manutenções, no Pro; várias propriedades, as funções personalizadas e o registro de auditoria, no Business.
• No navegador, no celular ou no computador, em português, espanhol, inglês ou francês, cada pessoa no seu idioma. Não há aplicativo para instalar nem aviso por notificação push, SMS ou WhatsApp.

Pro e Business começam com um teste grátis, que vale uma vez por organização e por pessoa: o cartão fica cadastrado no Checkout do Stripe e nada é cobrado antes do fim. Se a assinatura for cancelada, a organização volta ao Starter no fim do teste ou do período pago. O que era das seções do Pro continua legível, e as faturas e as despesas continuam exportáveis em CSV; a conciliação bancária e o extrato voltam com o Pro, porque pedem a permissão de alterar faturas, e o registro de auditoria, o logotipo e o e-mail próprio voltam com o Business. Os valores estão na página de preços.

A primeira semana

1. Dia 1: o assistente de configuração. Crie a conta e escolha Uma propriedade (uma administradora escolhe Um grupo de propriedades). Informe o nome, o tipo, o fuso horário, a moeda e o endereço do condomínio, escolha o plano e descreva cada bloco: andares, unidades por andar e a numeração (101, 102…; 1A, 1B…; ou em sequência). As unidades são geradas com uma prévia que você confere antes de salvar. Depois marque as áreas comuns de uma lista, defina as regras das que os moradores reservam, cadastre as vagas de estacionamento e convide quem ajuda você, como Gerente, Equipe ou Porteiro.
2. Dias 2 e 3: os moradores. Convide cada domicílio a partir da unidade, como proprietário ou inquilino, com a data de entrada. Cadastre o regulamento interno, artigo por artigo, para que todos o leiam no aplicativo.
3. Dias 4 e 5: as primeiras ocorrências e reservas. Peça aos moradores que abram as ocorrências e façam as reservas pelo aplicativo, e não por mensagem. Peça a um morador a primeira reserva em uma área que pede aprovação e veja-a chegar como Pendente: a reserva de quem é da equipe já entra confirmada.
4. No fim da semana: a primeira revisão. Veja o que está aberto e sem responsável, e ajuste as regras das áreas que geraram dúvidas.

Uma visita guiada mostra cada página na primeira vez que você a abre, e tudo o que o assistente criou pode ser alterado depois nas páginas da propriedade.