Cómo elegir software de administración de condominios
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Idioma vinculante: inglés. Esta traducción se ofrece por conveniencia; en caso de conflicto, prevalece la versión en inglés.
Elegir un software de administración de condominios suele empezar con una demostración impecable y terminar, meses después, con la lista de lo que no hace. Esta guía propone qué revisar, qué preguntar a cualquier proveedor y qué debería cubrir un plan gratis para servir de verdad. Sirve para comparar cualquier producto, incluido el nuestro.
Quién elige, y qué cambia
- Un comité o un administrador con un solo condominio. Suele ser gente con poco tiempo, a veces voluntaria, y el comité cambia cada cierto tiempo. Necesita algo que se aprenda rápido, que los residentes usen sin ayuda y cuyos registros se queden en la comunidad cuando cambian las personas. El precio pesa mucho, y un plan gratis que sirva de verdad pesa más. La página para administradores describe ese caso.
- Una empresa de administración con varias propiedades. Necesita todas sus propiedades en una misma cuenta, roles limitados a cada propiedad, un historial de quién cambió qué, su propia marca frente a sus clientes y, a veces, una factura por propiedad. La página para empresas de administración describe ese caso.
Lo que hay que revisar
| Qué revisar | Qué buscar |
|---|---|
| Acceso de residentes y roles | Que cada residente vea solo lo suyo, y que cada persona del equipo tenga el acceso justo para su trabajo |
| Incidencias | Prioridad, responsable, estados, fotos y correos a quien le toca |
| Reservas de áreas comunes | Las reglas de la comunidad aplicadas en cada reserva, y un calendario que no exponga quién reservó |
| Cobro de cuotas y conciliación | Facturas por unidad, gastos repartidos por coeficiente, pagos con recibo y el extracto del banco conciliado |
| Registros con alertas | Contratos, seguros y mantenimientos que avisan antes de vencer |
| Idiomas | Que cada persona use el suyo, en la aplicación y en los correos |
| Pantalla de teléfono | Que un residente pueda avisar o reservar desde el teléfono sin pelear con la pantalla |
| Exportaciones | Qué datos puedes sacar, en qué formato y con qué límite |
| Modelo de precios | Por unidad, por usuario o fijo, y qué pasa cuando creces |
| Prueba | Si pide tarjeta, qué incluye y qué pasa cuando termina |
| Soporte | Por qué canal, en qué idioma y quién responde |
Preguntas para cualquier proveedor
- ¿Qué no incluye? Pide la lista de lo que el producto no hace. Si nadie sabe darla, desconfía.
- ¿Qué pasa con mis datos si bajo de plan o cancelo? Si siguen a la vista, durante cuánto tiempo y si se pueden exportar antes.
- ¿Qué puedo exportar? Las facturas, los pagos, los gastos: en qué formato y con qué límite.
- ¿Quién ve qué? Pide ver la aplicación con la cuenta de un residente, no solo con la del administrador.
- ¿Cómo cambia el precio cuando crezco? Si hay topes, si se cobra por uso y cuánto cuesta una unidad o un usuario más.
Qué debe cubrir un plan gratis
Un plan gratis solo sirve si permite llevar una propiedad real, no una demostración. Debería cubrir, como mínimo:
- La estructura: los edificios y las unidades, o las casas.
- Los residentes, cada uno con su acceso.
- Las incidencias, del aviso al cierre.
- Las reservas de áreas comunes, con sus reglas.
Y debería decir desde el principio cuáles son sus topes, no pedir tarjeta y no vencer. Una prueba de unos días no es un plan gratis: sirve para evaluar, no para trabajar.
Cómo encaja Starter, el plan gratis de Leasdesk
Starter cubre una propiedad, sin tarjeta y sin límite de tiempo. Incluye la estructura, los residentes, el reglamento, las incidencias, las reservas de áreas comunes, los activos, los estacionamientos y el soporte del equipo de Leasdesk desde la aplicación. Sus topes de unidades, puestos de personal y almacenamiento están en las tarjetas de los planes, en precios. Son topes firmes: al llegar a uno, la aplicación propone pasar a un plan de pago. Los residentes nunca ocupan un puesto.
Pro y Business empiezan con una prueba gratis, con la tarjeta registrada y sin cobro antes de que termine; hay una prueba por organización y por persona. Pro añade, entre otras cosas, la facturación, la conciliación bancaria y los contratos, seguros y mantenimientos con sus alertas; Business, varias propiedades, roles personalizados, el registro de auditoría, tu marca y el correo desde tu propia dirección, que conecta el equipo de Leasdesk cuando lo pides en un caso de soporte; Business se vende a empresas verificadas, con una solicitud que revisa el equipo de Leasdesk. Por encima de lo que incluyen, Pro y Business facturan según el uso, sin tope. Si bajas de plan, las facturas, los gastos y los demás registros siguen a la vista para leerlos, y las facturas y los gastos se siguen exportando en CSV; la conciliación bancaria y su extracto vuelven con Pro.
Leasdesk está en español, inglés, portugués y francés, cada persona en el suyo, y se usa en el navegador del teléfono o de la computadora sin instalar nada. No hay aplicación nativa ni avisos push o por SMS.
Tu primera semana
- El primer día, el asistente. Crea tu cuenta y el asistente de puesta en marcha te guía: elige si llevas una propiedad o un grupo, describe el condominio y elige el plan. Luego genera los edificios y las unidades a partir de bloques y pisos, con una vista previa que puedes editar; marca las áreas comunes de una lista y fija sus reglas de reserva; agrega los estacionamientos e invita a quien trabaja contigo como gerente, personal o vigilante. Un recorrido corto presenta cada página la primera vez que la abres.
- Después, los residentes. Invita a cada hogar desde su unidad, como propietario o inquilino, con su fecha de entrada. Cada invitación llega por correo con un enlace.
- El reglamento. Cárgalo en la propiedad, para que los residentes lo lean en la aplicación.
- Las primeras incidencias. Pide a los residentes que avisen desde la aplicación, y registra tú los avisos que sigan llegando por otras vías.
- Las primeras reservas. Cuenta qué áreas comunes se reservan desde la aplicación y revisa las pendientes en el contador de la barra lateral.
- Al final de la semana, repasa la lista de incidencias abiertas: es tu primera revisión semanal.