Choisir un logiciel de gestion de copropriété : la liste de contrôle
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Langue faisant foi : l’anglais. Cette traduction est proposée pour commodité ; en cas de conflit, la version anglaise prévaut.
Un logiciel de gestion de copropriété s’installe pour des années : les résidents y prennent leurs habitudes, l’historique s’y accumule, et en changer coûte cher en temps. Ce guide propose une liste de contrôle, les questions à poser à tout éditeur et ce qu’un forfait gratuit doit couvrir pour être utile. Il vaut pour n’importe quel outil ; la fin explique où se situe Leasdesk.
Qui choisit, et ce qui change
Un syndic bénévole ou un conseil syndical gère une seule copropriété, souvent le soir et sans back-office. Il lui faut un outil qui se prend en main seul, qui fonctionne sur un téléphone et dont le coût reste à l’échelle d’un immeuble. Ce cas est détaillé pour les gestionnaires.
Un syndic professionnel ou un cabinet gère un portefeuille. Ses priorités sont différentes : plusieurs copropriétés dans un même compte, des accès limités à chaque immeuble, une trace de qui a modifié quoi, et parfois sa marque sur les écrans. Voir pour les syndics.
Dans les deux cas, vérifiez ce que la loi de votre pays impose à la gestion d’une copropriété, par exemple pour la comptabilité, les assemblées ou l’accès des copropriétaires aux documents, et si l’outil le couvre ou s’il faudra le faire ailleurs.
La liste de contrôle
| Point | Ce qu’il faut vérifier |
|---|---|
| Accès des résidents et rôles | Un résident ne voit que son lot et ce qui le concerne ; chaque membre de l’équipe n’a que les droits utiles |
| Tickets | Priorités, statuts, photos, et qui reçoit un e-mail à quel moment |
| Réservation des espaces communs | Les règles que l’outil fait respecter, et celles qui restent sur papier |
| Facturation des charges | Quote-part par lot, rythme (mois ou trimestre), paiements, rapprochement bancaire |
| Registres et alertes | Contrats, assurances et entretiens, avec une alerte avant leur échéance |
| Langues | Chaque personne dans sa langue, dans l’application comme dans les e-mails |
| Téléphone | Chaque écran utilisable sur un téléphone, pour l’équipe comme pour les résidents |
| Exports | Quelles données sortent, et dans quel format |
| Modèle de prix | Par lot, par utilisateur ou forfaitaire ; ce qui se passe au-delà des quantités incluses |
| Essai | Sa durée, s’il demande une carte, ce qui se passe à sa fin |
| Assistance | Comment la joindre, et depuis où |
Ne cochez une ligne qu’après l’avoir vue fonctionner, dans une démonstration ou pendant l’essai, pas sur la foi d’une plaquette.
Les questions à poser à tout éditeur
- Qu’est-ce qui n’est pas inclus ? Une réponse précise vaut mieux qu’une longue liste de fonctions. Demandez en particulier ce que l’outil ne fait pas pour la comptabilité et les assemblées générales.
- Que deviennent mes données si je passe à un forfait inférieur ? Restent-elles lisibles, deviennent-elles inaccessibles, sont-elles effacées ?
- Quels exports existent ? Au minimum, un format ouvert comme le CSV pour les factures, les dépenses et le relevé bancaire.
- Qui voit quoi ? Un résident voit-il les tickets de ses voisins ? Un membre du personnel voit-il la facturation ?
- Les résidents comptent-ils comme des utilisateurs payants ? Dans une copropriété, c’est souvent là que le prix change d’échelle.
Ce qu’un forfait gratuit doit couvrir
Un forfait gratuit n’est utile que s’il permet de faire tourner une vraie copropriété, pas seulement de parcourir des écrans. Il devrait au moins couvrir :
- la structure : les bâtiments et les lots ;
- les résidents, invités et rattachés à leur lot ;
- les tickets, du signalement à la clôture ;
- les réservations des espaces communs.
Ses limites doivent être annoncées d’avance, en chiffres, et non découvertes le jour où on les atteint. Il ne devrait demander aucune carte et ne pas s’arrêter au bout de quelques semaines : un essai qui expire n’est pas un forfait gratuit.
Où se place Starter
Starter est le forfait gratuit de Leasdesk. Il couvre une propriété : la structure, les résidents, le règlement, les équipements, les places de parking, les tickets, la réservation des espaces communs et l’assistance Leasdesk. Il ne demande pas de carte et n’a pas de limite de durée. Ses plafonds de lots, de sièges du personnel et de stockage figurent sur les cartes des forfaits, et ils sont fermes : au-delà, l’application demande de passer à un forfait supérieur. Les résidents n’occupent jamais un siège.
Pro ajoute les factures, les dépenses et le rapprochement bancaire, les contrats, les assurances, les maintenances et l’inventaire avec leurs alertes, les relevés des compteurs, les annonces et la loge. Business ajoute plusieurs propriétés, les rôles personnalisés, le journal d’audit, votre marque et les e-mails depuis votre propre adresse, configurée par l’équipe Leasdesk ; Business est réservé aux entreprises vérifiées, après une demande. Tous deux commencent par un essai, offert une fois par organisation et une fois par personne, la carte enregistrée, sans rien débiter avant sa fin ; au-delà des quantités incluses, ils facturent à l’usage. Le détail est sur la page Tarifs.
Et pour répondre aux questions ci-dessus :
- après un retour à Starter, les factures, les dépenses et les autres registres de Pro restent lisibles, et les factures et les dépenses s’exportent toujours, mais on ne peut plus rien y créer, modifier ni supprimer ; le relevé bancaire, lui, n’est plus accessible, puisqu’il demande le droit de modifier les factures ;
- les exports CSV (factures, dépenses, relevé bancaire, relevés des compteurs) viennent avec Pro, et le journal d’audit s’exporte sur Business ;
- un résident ne voit que ses lots et ce qui les concerne, et le rôle Personnel n’a pas accès à la facturation ;
- Leasdesk ne tient ni la comptabilité ni les assemblées générales ;
- c’est une application web qui s’adapte au téléphone, sans application native ni mode hors ligne, en français, en anglais, en espagnol et en portugais, chaque personne dans sa langue.
La première semaine
Jour 1 : l’assistant de configuration. Créez un compte et choisissez une propriété ou un groupe de propriétés. L’assistant demande la copropriété, propose le forfait, génère les bâtiments et les lots à partir des blocs et des étages avec un aperçu modifiable, ajoute les espaces communs depuis une liste avec leurs règles de réservation, puis les places de parking, et invite votre équipe : gestionnaires, personnel et gardien.
Jours 2 à 4 : les résidents. Invitez chaque foyer depuis son lot, comme propriétaire ou locataire, avec ses dates d’entrée et de sortie. Si vous comptez facturer sur Pro, renseignez les frais mensuels et le coefficient de chaque lot.
Jours 5 à 7 : les premiers tickets et les premières réservations. Saisissez vous-même les demandes en cours pour montrer l’exemple, annoncez aux résidents que les signalements passent désormais par là, et laissez-les réserver les espaces communs. À la première visite, la vue d’ensemble et chaque liste présentent une visite guidée, qu’un bouton de la barre du haut relance.
Au bout d’une semaine, relisez la liste de contrôle : ce qui manque encore se voit alors sur votre propre copropriété, pas sur une démonstration.